Privacy Policy
ChordOneは、HR、組織運営、IT/SaaS管理、サーベイ、評価、カルチャー形成を支援するサービスとして、 お客様の組織情報、従業員情報、連携サービスから取得する情報を適切に取り扱います。
制定日: 2026年5月4日 / 最終改定: 2026年10月11日
本サービス「ChordOne」は、ChordOneが開発・運営しています。 ChordOneは、人事、情シス、バックオフィス、評価、組織改善を支援する All in one Backend AI Workspaceを提供します。
当社は、ChordOneの提供に必要な範囲で、以下の情報を取得します。
サービスサイトの無料診断における企業情報のご入力は任意です。ご入力いただいた企業名は、外部の法人情報サービス（gBizINFO）を通じて法人番号に正規化し、同一企業内での回答の分布（匿名の集計）を表示するために利用します。分布は、個人が特定されないよう一定数以上の回答が集まった場合にのみ表示します。企業情報を入力せずに診断のみをご利用いただくこともできます。
新規ワークスペースの作成直後に表示されるサンプルデータ（従業員・部門等の例）は、操作をお試しいただくための架空の情報であり、実在の個人情報ではありません。画面上の案内からいつでも一括削除できます。
デモ環境は、ChordOneを体験いただくための読み取り専用の環境です。表示される従業員・組織・カルチャー等のデータはすべて架空のサンプルであり、実在の個人情報ではありません。デモ環境では作成・編集・削除はできません。なお、デモを一定操作いただいた後に、継続してご覧いただくためのメールアドレスの確認（確認コードの送信）をお願いする場合があり、ご入力いただいたメールアドレスはお客様への連絡・ご案内のために取得します。
当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。
当社は、業務効率化のため、お客様がアップロード・入力した文書、テキスト、画像・スクリーンショット（価格表・商品一覧・顧客情報・契約情報・利用実績／使用量・CSV・領収書等の取り込みを含みます）、サーベイ回答、メール本文、音声・文字起こし、社内ノートの題名・本文およびデータベースの行の内容等を、第三者の生成AIモデルへ入力する場合があります。 社内ノートの検索では、近い内容のページを探すため、当該テキストを外部の生成AIサービス（OpenAI等）へ送信し、検索用の数値表現として当社データベースに保存することがあります。見えないページは検索結果に出ません。送信した本文を当該AIサービスの学習に利用させることはありません。 社内ノートのデータベースで、利用者が書いた文章から列・ビューの案を作る場合、またはレポートの要約を作る場合、その文章と、表の列名・表示中の行の名前と集計値を外部の生成AIサービスへ送信します。閲覧者が見られない項目は送信しません。送信した内容を当該AIサービスの学習に利用させることはありません。 候補者・従業員の経歴検索では、近い経歴の人を探すため、氏名・肩書き・スキル・職歴などの経歴テキストを外部の生成AIサービスへ送信し、検索用の数値表現として当社データベースに保存することがあります。送信した本文を当該AIサービスの学習に利用させることはありません。 お客様の管理者が評価における目標のAIチェックを有効にした場合、利用者が保存する会社目標・部門目標・個人目標の内容と、お客様の管理者が設定した確認指示を外部の生成AIサービスへ送信し、具体性や達成基準等に関する補助的な確認結果を表示します。AIチェックを利用できない場合も目標の保存は継続されます。 従業員ホームのAIアシスタントでは、質問への回答を生成するため、質問文と、質問した本人の閲覧権限の範囲で取得した社内データ（組織図・1on1・サーベイ・称賛等）を外部の生成AIサービスへ送信することがあります。本人に閲覧権限のないデータ（給与情報を含みます）は送信されません。 これらの第三者モデル提供者との契約により、お客様の入力情報および応答が提供者側のモデル再学習に利用されないことを担保したうえで利用します。 AIによる生成・要約・推定の結果は補助情報であり、最終的な内容確認・公開判断・人事判断はお客様が行うものとします。 機微情報や機密保持義務のある情報を入力する場合は、お客様の責任で適切な範囲をご判断ください。
当社は、本サービスで取得・生成した情報（面談・面接その他のオンライン会議の記録、ノート（議事録を含みます）、録音・文字起こし・要約、会議中に撮影した画面のスクリーンショット、サーベイ回答、評価・目標管理情報、利用状況等を含みます）を、 契約企業の組織運営を支援するための内部分析（組織のカルチャー傾向の分析、離職予測・離職兆候の分析、エンゲージメント傾向の分析等）に利用する場合があります。
また当社は、これらの情報を当社サービスの品質向上、機能改善、分析・推定モデルの精度向上のために利用する場合があります。 この際は業務上必要な範囲に限定し、可能な場合は個人を直接特定できない形に加工・集計して利用します。 なお、これらの情報を汎用的なAI／機械学習モデルの開発・学習のために第三者へ提供することはありません。
ChordOne Sourcing では、ワークスペースで入力・保存された会社名、職種、役職の水準、年収（現年収・希望年収・決まった年収）、在籍期間、転職の有無等を、特定の個人、エージェントおよびワークスペースを識別できない形に加工・集計した統計情報を作成し、会社・職種ごとの推定年収などの機能に用いて、他のワークスペースを含む利用者に提供することがあります。 統計情報には氏名、連絡先、プロフィールのURL等を含めず、人数が少なく特定の個人を推知できるおそれのある区分は作成・表示に用いません。 ワークスペースのオーナーまたは管理者は、設定画面の「企業情報の統計に協力する」からいつでも協力をやめることができ、やめたワークスペースの情報は次回の集計の更新から用いません。詳しくは利用規約の「統計情報の作成と利用」をご確認ください。
当社は、利用状況の把握・改善のため、サービスサイトおよび本サービスでGoogle Analyticsを利用します。アクセス解析は初期状態で有効です。 サービスサイトでは初回に表示するCookieの案内で「計測を停止する」を選ぶことで、本サービスではサインアップ・ログイン時の選択またはプライバシー設定から、いつでも停止できます。停止しても、ログイン、セキュリティ、表示言語の保存等に必要なCookieや保存情報は引き続き利用され、基本機能には影響しません。 Google Analyticsへの外部送信項目、利用目的および送信先は、外部送信についてに掲載します。
現在、第三者の広告事業者への情報提供、個人に合わせた一般的な広告・ご案内（パーソナライズ広告）、および広告効果測定のための外部送信は行っていません。 将来これらを開始する場合も、「パーソナライズ広告・ご案内」と「広告効果測定」をアクセス解析とは別々の任意項目として提示し、それぞれ同意を得るまで開始しません。同意はサービス上のプライバシー設定から個別に撤回できます。 実際の送信を開始する前に、利用する事業者名、送信する項目、利用目的および送信先を外部送信について等でお知らせします。設定画面で将来の利用を許可しただけでは、当該開示前に外部送信は始まりません。 いずれの場合も、会社ワークスペースで取り扱う人事情報、従業員・候補者の氏名、連絡先、個人プロフィール、評価・業務上の活動データを広告の対象選びや効果測定のために利用・提供しません。
当社は将来、Cookie、広告識別子その他の類似の技術を用いて、当社サービスの広告の配信先の最適化（ターゲティング、当社サイトを訪れた方への広告の表示を含みます）および広告効果の測定を行う可能性があります。 その際は、上記のとおり利用する事業者名・送信する項目・目的・送信先を事前にお知らせし、必要な同意を得たうえで開始し、プライバシー設定から停止できるようにします。 また、当社は利用者の登録情報および本サービスの利用状況の一部を、サービスの改善と、当社サービスのご案内・広告の内容や配信先の最適化に利用することがあります（第2項）。
本サービスは、Slack、Google Workspace、Microsoft 365（Entra ID / Microsoft Graph。ユーザー一覧および Teams・メール等の利用状況のメタデータを含みます。メッセージ本文やメール本文は含みません）、Zoom、SmartHR、freee人事労務（従業員情報・勤怠情報・賃金情報の取り込みを含みます）、freee会計（部門別の売上高・売上原価の取り込みを含みます）、各種採用媒体その他の外部サービスと、お客様が承認した権限の範囲内で連携する場合があります。なお、従業員マスター（従業員の基本情報）の取り込み元は、お客様が選択した1つの人事システムに統一されます。 利用者がログイン時に Microsoft の仕事用アカウントを選んだ場合、当社が取得するのは当該アカウントのメールアドレスと氏名に限り、メール本文・予定・ファイルにはアクセスしません。 Slack連携では、お客様が承認した範囲で、チャンネルにおける投稿・返信・編集の時刻、文字数、リアクションとその時刻、メンバーのオンライン状態、ステータス（休暇・取り込み中等）の表示有無、通知オフ（おやすみモード）の予定時間を取得し、組織の活動分析および離職兆候の分析に利用します。取得漏れを防ぐため、本サービスのボットがパブリックチャンネルへ自動で参加することがあります（プライベートチャンネルには招待がない限り参加しません）。 連携により取得した情報は、本サービスの機能提供・改善のために利用し、不要な広告配信や第三者への販売目的で利用することはありません。 連携の解除は、本サービスの設定画面または各外部サービス側の管理画面から行えます。
お客様の管理者は、連携設定のための専用リンク（設定依頼リンク）を発行し、お客様が指定する担当者（情報システム部門の担当者等）に連携設定の作業を依頼することができます。リンクを受け取った担当者は、本サービスのアカウントを作成せずに、依頼された連携の接続情報の入力と接続確認のみを行えます。このリンクからお客様の従業員情報等の閲覧はできず、入力された接続情報は当該連携の実行のためにのみ利用します。リンクには有効期限があり、お客様の管理者はいつでも無効化できます。
当社のブラウザ拡張機能による連携設定ガイドをご利用の場合、拡張機能は連携先サービスの管理画面上に設定手順を表示し、ご利用者の確認のもとで入力の補助や接続情報の登録を行います。ガイドが画面構成の変更で正しく案内できない場合に限り、その画面のボタン名・項目名等のメニュー構成（入力された値・氏名・メールアドレス等の個人情報は含みません）を本サービスへ送信し、案内の組み立て直しとガイドの品質改善のために利用することがあります。この情報の一部は、案内の組み立て直しのために外部のAIサービスへ送信されることがあります。
PCの在席記録（PCエージェント）機能では、お客様の管理者が対象の従業員のPCに当社提供のエージェントを導入した場合、当該PCの利用状態の変化（ログオン・ログオフ、画面のロック・解除、スリープ・復帰・シャットダウン、一定時間の無操作の開始・終了、および稼働中であることを示す定期的な生存確認）の種別と発生時刻、端末名・OSの種類・エージェントの版数を取得・保存します。画面の内容、開いていたアプリケーションやファイル、入力した文字、閲覧したサイト、位置情報は取得しません（無操作の判定は「最後の入力から経過した秒数」のみを用います）。これらの記録は、出退勤・休憩の候補の提示（本人が承認した場合にのみ勤怠の記録になります）、PCの在席時間の集計表示、ならびに離職予測・離職兆候の分析（PCを使って働いている日の在席時間・席を離れている時間が本人の過去の傾向から変化していないか）に利用します。分析は本人の過去の傾向との比較として行い、参考情報として表示するものであり、個人の評価・処遇の最終判断はお客様が行うものとします。エージェントの導入・停止はお客様の管理者が行い、従業員本人は自分の端末の登録状況を本サービス上で確認できます。
エンジニア組織の分析機能では、お客様がGitHub・Linear等の開発ツールとの連携を有効化した場合、コミット数、プルリクエスト（変更の件名・説明の冒頭・変更行数・状態等）、課題の消化状況といった開発活動データを取得・保存します。また、お客様の管理者が業務内容のAIレビューを有効化・実行した場合、プルリクエストの変更内容（コードの差分）を評価の実行時にのみ外部の生成AIサービスへ送信し、業務内容の要約と評価（仕事の実質性に関するスコア・注意点）を生成・保存することがあります。コードの差分そのものは当社のデータベースに保存しません。あわせて、お客様がOpenAI・Anthropic・Cursor・Manusの組織／チーム管理者向け連携を設定した場合、メンバーまたはAPIキーごとのAI利用量（トークン消費量・リクエスト件数・AIエージェントのタスク件数・消費クレジット。会話・プロンプト・タスク内容・コードの本文は含みません）を取得・保存し、分析画面に表示します。あわせて、これらの管理者向け連携から、組織またはメンバーごとの利用金額（日次または請求期間ごとの金額、モデル・費目の区分を含みます）を取得・保存し、部署別・メンバー別の費用として分析画面に表示します。連携先がメンバー単位の金額を提供しない場合は、利用量の比率にもとづく概算として表示します。また、お客様が契約・文書管理に取り込んだ請求書・領収書のうちAIツールに関するものについては、そこから抽出済みの取引先名・サービス名・金額・対象期間を、当該ツールへの支払い額として分析画面に表示します（提供元の管理者向け連携から金額を取得できる場合は、そちらを優先し重複して計上しません）。連携先が製品・機能ごとの内訳（チャット／Cowork／API経由等の区分）を提供する場合、またはお客様が当該区分を含む利用実績のCSVを取り込んだ場合は、その区分ごとの利用量も保存し、分析画面に表示します。お客様の管理者がAI利用量の自動計測（テレメトリ）を有効化し、対象のAIツール（Claude Code・Cowork等）に所定の送信設定が行われた場合は、当該ツールからメンバーごとのAI利用量および利用状況（AIとのやり取りの回数、利用者が指示を出した回数、トークン消費量（生成量・入力量・同一文脈の再読込量の区分を含む）、当該ツールが申告する利用額、当該ツールを操作していた時間、作業を開始した回数、AIによる変更提案を採用・不採用とした回数、AIの提案により増減したコード行数、AIが実行した処理の回数とその失敗回数、AI提供元から返されたエラーの回数、AIが作成したコミット・プルリクエストの件数、およびメールアドレス。会話・プロンプト・コードの本文、AIが実行した処理の内容は含みません）が本サービスへ直接送信され、同様に保存・表示されます。また、AIレビューの評価精度向上のため、在籍期間・職位等の従業員基本情報を評価の文脈として利用するほか、分析画面では、本サービス内に保存されたSlack連携の在籍時間の推定値や人事評価の結果と開発活動の指標を並べて表示することがあります。あわせて、AI活用状況の分析画面では、上記の利用量・開発活動データをもとに、AIを利用している方と利用していない方、AIが関わった作業とそれ以外の作業、AIを使い始める前後といった集団ごとの傾向を比較して表示することがあります。このうちAIを使い始める前後の比較では、使い始めた時期を開発記録（コミット等に残るAIツールの署名）から判定し、比較に足る記録がない方は対象から除きます。この比較は3名以上の集団についてのみ中位値等の集計値として表示し、個人単位の比較としては表示しません。また、お客様の管理者が設定した前提（AIとのやり取り1回あたりに短縮できる時間、人件費の時間単価）にもとづく削減時間・削減額の試算を表示しますが、これは実測値ではなく参考のための試算です。これらの分析結果はお客様の管理者およびお客様が指定した開発組織インサイトの担当者のみが閲覧でき、AIによる評価・活用タイプの表示は補助情報であり、個人の評価・処遇の最終判断はお客様が行うものとします。
退職手続き（オフボーディング）機能では、お客様の管理者の明示的な操作にもとづき、連携中の外部サービスに対して、退職する従業員のアカウントの停止・無効化、メールの転送設定、ドライブ等のファイルの所有権の後任者への移管、グループ・共有メールボックスからの削除といった操作を、お客様が承認した権限の範囲内で実行する場合があります。これらの操作は管理者が画面上で個別に実行を指示した場合にのみ行われ、実行した操作の内容・実行者・日時・結果を記録として保存します。
シングルサインオン（SSO）機能では、お客様の管理者が接続を設定した外部アプリケーションに対して、利用者が本サービスのアカウントでログインできるようにするため、ログイン時に利用者の情報（メールアドレスのほか、管理者が設定した範囲で氏名・社員番号・部署名・役職等）を当該アプリケーションへ送信する場合があります。送信される項目はアプリケーションごとに管理者が設定し、送信は利用者がログイン操作を行った時点でのみ行われます。また、誰がいつどのアプリケーションにログインしたか（成功・拒否を含む）を記録として保存し、お客様の管理者が確認できます。利用アカウントの停止・退職処理が行われた利用者は、以後シングルサインオンによるログインができなくなります。
アカウント自動連携（プロビジョニング）機能では、お客様の管理者が接続を設定した外部アプリケーションに対して、アカウントを自動作成・停止するために、対象となる従業員の情報（メールアドレス・氏名・従業員の識別子）を当該アプリケーションへ送信します。送信は、管理者が設定した対象範囲（全メンバーまたは特定の部署）にもとづき、日次の自動同期・管理者による手動同期・再入社の登録時・退職処理の実行時に行われます。接続に使用するアクセストークンは暗号化して保存します。また、いつ、誰のアカウントが作成・停止されたか（失敗を含む）を記録として保存し、お客様の管理者が確認できます。
アカウント自動化機能では、お客様の管理者がアプリケーションごとに設定したルールにもとづき、連携中の外部サービスから取得した最終利用日時を用いて、一定期間利用のないアカウントを判定します。最終利用日時を取得できていないアカウントは、判定の対象外とします。判定の結果、対象となった利用者に対して、Slackのダイレクトメッセージまたはメールで事前のお知らせを送信します。お客様の管理者がお知らせの宛先として担当者を指定している場合は、利用者本人には送信せず、当該担当者に対して対象者の氏名・アプリケーション名・利用のない日数の一覧を送信します。事前のお知らせから管理者が設定した猶予期間を過ぎてもご利用がない場合は、アカウントを一時停止として扱います。アカウント自動連携を設定しているアプリケーションでは、当該アプリケーションに対してもアカウントの停止を実行します。自動で停止できないアプリケーションについては、お客様の情報システム担当者に対して対象の一覧をお知らせします。
利用状況の棚卸し機能では、お客様の管理者がSaaSの契約席を見直せるようにするため、連携中の外部サービスから取得した席の一覧と最終利用日時を、従業員台帳の在籍状況およびアプリケーションごとの単価とあわせて表示します。外部サービスが席ごとの最終利用日時を提供していない場合は、当該サービスから取得したメンバーの一覧（氏名・メールアドレス・チーム内の役割・在籍状況）と、当該サービスのサインインの記録（サインインした日時のみで、接続元の情報や操作の内容は取得しません）または本サービスが取り込んでいる利用量の記録をもとに、最終利用日時として保存します。表示には、退職済みの従業員に紐づいたまま残っている席、および外部サービスには存在するもののどの従業員のものか特定できていない席（アカウント名・表示名・メールアドレス・最終利用日時）を含みます。この機能は一覧の表示のみを行い、アカウントの停止・解約は行いません。
GitHubについては、お客様が当社提供のGitHubアプリを組織に導入し、メンバーの管理を許可した場合に限り、一時停止の処理として、対象の利用者のGitHubアカウント名を用いて当該メンバーを組織から外します。この操作にあたり当社が扱うのは、GitHubのアカウント名と組織への所属状況のみで、リポジトリやコミットの内容を削除することはありません。組織のオーナーは自動での除外の対象外です。利用の申請により再度対象となった場合は、同じ組織への参加の招待を送信します。
また、利用者がアプリポータルからアプリケーションの利用を申請した場合、申請した利用者、対象のアプリケーション、および任意でご入力いただいた理由を保存し、承認の判断のために、管理者が指定した承認者（上長・情報システム担当・指定した利用者のいずれか）へSlackのダイレクトメッセージまたはメールでお知らせします。管理者が定めた条件（対象の部署・役職等）に合致する申請は、承認を経ずにアカウントを用意します。申請の結果は申請者本人にお知らせします。これらの判定・お知らせ・一時停止・発行の記録（失敗を含む）は、いつ・誰のアカウントに対して何が行われたかとあわせて保存し、お客様の管理者が確認できます。
稟議・承認申請機能では、利用者が入力した申請内容（件名・種別・金額・種別ごとの項目・本文）、承認ルート、回覧先、差し戻し・承認・却下のコメントおよび操作履歴を保存します。見積書・契約書等の証憑として添付されたファイルは、お客様のテナント専用の保管領域に保存し、申請の関係者（申請者・承認者・回覧者・管理者）のみが閲覧できます。承認の順番が回ってきたとき、差し戻し・最終決裁・滞留催促の際には、対象者へ本サービス内の通知および（Slack連携が有効な場合）Slackのダイレクトメッセージでお知らせすることがあります。代理承認を設定した場合、代理者による操作も履歴として記録します。
1on1機能では、上司と部下の1on1ミーティングの予定（相手・日時・時間）、会う頻度、アジェンダ、共有メモ、各参加者だけが閲覧できるメモ、次回までの宿題（アクションアイテム）、週次の短い様子（調子・進んでいること・止まっていること・手伝ってほしいこと）、および次の1on1で話したいこととして利用者が追加した題材を保存します。週次の様子と話したいことは、1on1の相手（原則として上長）にも見え、次の1on1のアジェンダに載ることがあります。ホーム画面やSlackのコマンドから追加した場合も同様です。共有メモは1on1の相手にも見えるノートとして保存され、ノート機能からも開けます。自分だけのメモは、本人だけが閲覧できるノートとして残します。お客様がGoogle Workspaceのカレンダー連携を有効にしている場合、カレンダー上の1on1（予定の題名・日時・参加者）を読み込み、同じ1on1画面に表示します。利用者がこの機能を自分で有効にした場合に限り、カレンダー上の1on1予定の備考欄に、本サービスの1on1画面を開くリンクを書き込みます。招待メールは送りません。この書き込みはいつでも止められます。アジェンダの一部は、対話の準備を補助する目的で、本サービスが保有する当該従業員に関するデータ（行動の変化のシグナル、受け取った称賛、サーベイ結果の傾向、評価の目標、前回からの持ち越し事項）から自動的に作成されます。このうち行動の変化やサーベイ傾向にもとづく項目と自分だけのメモは、本人（および人事権限を持つ管理者）のみに表示され、相手には表示されません。上司が今感じていることや伝えたいことを書いて、その回の質問と話し方の例を作る場合、上司が入力した文と、相手にも見えるアジェンダの題名・前回話したこと・今週の様子を、外部の生成AIサービスへ送信します。作った質問と話し方の例は上司だけに見え、相手には表示しません。入力した文そのものは保存しません。利用者がChrome拡張機能で1on1中の録音を開始した場合、文字起こしと要約を本人のノートとして保存し、同じ時間帯の1on1へ自動で紐づけます。この録音ノートは録音した本人だけが1on1画面とノートから開け、相手や他の利用者には表示しません。手元で1on1を設定した場合や話したいことを追加した場合は、相手の方へ本サービス内の通知でお知らせします（カレンダーから読み込んだ予定では、すでにカレンダー上で招待されているため、予定作成の通知は送りません）。
プッシュ通知（ブラウザ・ホーム画面に追加したアプリへの通知）を利用者ご本人が有効にした場合、通知の送信に必要な情報（ご利用ブラウザが発行する通知の送信先アドレスと暗号化キー、ご利用環境の種類）を保存します。この情報は本サービス内の通知と同じ内容をご本人の端末へ届けるためにのみ利用し、通知をオフにするか購読が失効した時点で削除されます。
サービスサイトの無料診断では、ご入力いただいた企業名を法人番号に正規化する目的で、外部の法人情報サービス（gBizINFO：経済産業省が運営する法人情報提供サービス）へ企業名を照会する場合があります。照会には診断結果や回答者個人を特定する情報を含めません。
また、利用者ご本人の名義でSlackのメッセージ（アンケートのリマインド等）を送信する機能をご利用になる場合は、利用者ご本人の同意（OAuth認可）に基づき、ご本人のSlackアカウントに紐づくアクセストークンを安全に保管し、メッセージ送信の目的にのみ利用します。当該連携は、設定画面からいつでも解除でき、解除すると保管していたトークンは削除されます。
AIアシスタント連携（外部AIクライアントからの接続）では、利用者ご本人の同意（OAuth認可）に基づき、ご本人が選択した外部のAIアシスタント（Claude等のMCP対応クライアント）から本サービスへ接続できます。接続したAIアシスタントは、ご本人が本サービス上で持つ権限の範囲内でのみ、従業員情報・組織図・称賛・サーベイ等の閲覧や、ご本人名義での称賛の送信・改善要望の投稿を行うことができ、ご本人の権限を超える情報にはアクセスできません。当該接続を通じて外部のAIアシスタントが取得した情報の取り扱いは、当該AIサービス提供者のプライバシーポリシーに従います。接続は本サービスの設定画面からいつでも解除でき、解除すると当該AIアシスタントからのアクセスはできなくなります。また、接続からの操作の記録（いつ・どの機能が利用されたか）を利用状況の把握のために保存します。
空き時間予約（日程調整）機能では、組織としてのGoogle Workspace連携を行わずに、利用者ご本人の同意（OAuth認可）に基づき、ご本人のGoogleカレンダーのみを接続してご利用いただけます。この場合に当社が取得するのは、ご本人のカレンダーの空き情報の参照と、予約確定時の予定（Web会議URLを含みます）の作成に必要な権限に限られ、Gmailのメール本文・受信トレイにはアクセスしません。接続に使用するアクセストークンは安全に保管し、これらの目的にのみ利用します。当該接続は、日程調整の画面からいつでも解除でき、解除すると保管していたトークンは削除されます。また、無料の日程調整ツールとしてご利用を開始される場合、このGoogleカレンダー接続の同意をもって専用のワークスペースを作成することがあり、その際に登録情報として取得するのは、Googleアカウントのメールアドレスと氏名です。無料ツール用の画面は会社のChordOneワークスペースとは別に用意し、同じGoogleアカウントが既に会社のワークスペースのメンバーであっても、会社側の画面やデータには入りません。予約が入った・日時が変わった・キャンセルされたときは、作成者および参加メンバーの登録メール（無料の日程調整では接続したGoogleアカウントのメール）へお知らせします。個人スペースおよび無料ツールの画面には、ChordOneの会社向け機能のご案内（自社広告）を表示することがあります。第三者の広告は表示しません。予約リンクを作成すると、作成者に管理用の専用リンク（推測が困難な形式）を発行します。このリンクを知っている方は、会社のChordOneへの登録なしに受付条件の変更・受付の停止・予約一覧の確認ができます。公開する予約用リンクとは別に、管理用リンクは作成者ご自身で保管してください。
本サービスがGoogle APIから受領した情報の利用および他のアプリへの転送は、Google API Services User Data Policy（Limited Use（限定的な使用）の要件を含みます）に準拠します。具体的には、Google APIから取得したデータ（カレンダーの空き情報、エージェントが接続したGmailのメール情報等）は、上記の各機能の提供および改善のためにのみ利用し、広告の配信・第三者への販売・与信判断等の目的には利用しません。また、法令上の要請、セキュリティ調査、またはユーザーの明示的な同意がある場合を除き、人間がこれらのデータを閲覧することはありません。汎用的なAIモデルの学習にこれらのデータを利用することもありません。 ChordOne's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
採用管理（ATS）機能では、総合管理用とは別の採用専用Slack連携を設定できます。お客様が当該連携を有効化した場合、選考の担当者として面接官が設定された際のほか、オファー（内定条件）の承認依頼・承認結果の連絡や、選考の対応期限（ステージごとの対応目安日数）を超過した場合のお知らせ等、選考の進行に関する通知を、対象の担当者へSlackのダイレクトメッセージで送信し、お客様が指定したチャンネルにも同様の通知を投稿することがあります。通知には候補者名・所属・求人名・日時・担当者名等の選考に関する情報が含まれます。当該連携は設定画面からいつでも解除でき、解除すると保管していたトークンは削除され、以後の通知は送信されません。
あわせて、採用管理（ATS）機能をご利用の担当者は、選考の動き（候補者からのメールの返信、新しい応募の受付、候補者専用ページからの書類の提出、選考ステージの変更、社内メモでご本人の名前が挙がったこと、AI書類選考の結果）について、通知を受け取るかどうか、受け取る手段（メール・Slack）、受け取る宛先（ログインに使用しているアドレス以外のメールアドレス、または本人へのダイレクトメッセージに代えて指定のSlackチャンネル）、および対象の範囲（自分が担当・関係する候補者のみ、またはすべての候補者）を、設定画面からご自身で設定できます。当該通知には候補者名・求人名・メールの件名および本文の冒頭・AIの判定結果等の選考に関する情報が含まれるため、宛先には業務上参照が許される連絡先・チャンネルをご指定ください。通知は採用管理機能を利用できる権限をお持ちの方に対してのみ送信され、設定画面からいつでも停止できます。 また、お客様の管理者は、選考の動き（上記のほか、面接の日時の確定、面接評価の提出、候補者の選考辞退、紹介会社・アルムナイからの応募を含みます）ごとに、通知する相手（求人の採用責任者・応募の担当者・面接官等の関わりのある方、または管理者が指定した採用管理の役割をお持ちの方）と手段（メール・Slackのダイレクトメッセージ・指定のSlackチャンネルへの投稿。求人ごとに投稿先のチャンネルを変更することができます）を、会社の設定として定めることができます。役割で指定した場合は、当該候補者を閲覧できる権限をお持ちの方にのみ送信します。Slackチャンネルへの投稿は当該チャンネルの参加者が閲覧できるため、お客様の管理者は、業務上参照が許される方のみが参加するチャンネルを指定してください。会社の設定による通知は、受け取る方ご本人が設定画面から自分の分だけ停止できます。
また、採用管理（ATS）機能では、お客様の設定にもとづき、候補者へのメールを指定日時に自動送信する機能、および送信済みメールに一定期間返信がない場合にお客様の名義で確認のメールを自動送信する機能を提供する場合があります。これらの自動送信は、お客様がメール作成時に個別に有効化した場合にのみ行われ、送信前に取り消すことができます。また、候補者・エージェントへのメールに当社が管理する記録用のメールアドレスを写し（CC）として付け、相手が「全員に返信」した際に当該返信（件名・本文・差出人・宛先・添付ファイル）を当社のサーバーで受信し、当該候補者のメール履歴として保存する機能を提供する場合があります。受信したメールの原本は受信から30日以内に削除し、保存した内容は採用管理機能の利用者のみが閲覧できます。この機能はお客様の設定画面からいつでも停止できます。また、お客様の操作にもとづき、当社が管理するドメイン上にお客様専用の応募取り込み用メールアドレスを発行する場合があります。お客様が求人媒体の応募通知メールの送信先に当該アドレスを追加すると、当該アドレス宛に届いた応募通知メール（件名・本文・差出人・添付ファイル）を当社のサーバーで受信し、記載された応募者の情報（氏名・連絡先・応募した求人・履歴書等の添付書類）をお客様の候補者情報として保存します。受信したメールの原本は受信から30日以内に削除します。当該アドレスはお客様の設定画面からいつでも作り直しまたは取り込みの停止ができます。あわせて、お客様が書類選考のAIエージェントを有効化した場合、候補者の応募書類・プロフィールと求人の要件をAIで照合し、選考の参考情報（推奨・要確認等の判定案とその理由）を生成することがあります。生成された判定案と理由の要約は、お客様の担当者が判断の根拠を確認できるよう、当該候補者の社内メモおよび対応履歴として保存されます（候補者ご本人には表示されません）。判定案の生成にあたっては、同じ求人でお客様の担当者が入力した過去の書類選考の結果（評価・通過または見送り・判断の理由）と、その候補者の経歴の要約（現職・職歴・スキル。氏名・連絡先・非公開のメモは含みません）を、判断の参考例として外部の生成AIサービスへ送信することがあります。また、AIの判定と担当者の判断が繰り返し食い違う場合は、それらの事例をもとにAIエージェントの判定基準の調整案を生成し、お客様の管理者に提示します。調整案はお客様の管理者が反映を選んだ場合に適用されます。お客様の管理者が設定画面で自動での反映を有効にした場合に限り、調整案は生成と同時に適用され、その旨を求人の担当者等に通知します。適用された調整はいつでも元に戻すことができます。さらに、お客様の担当者がAIの書類選考の判定と異なる判断を理由とともに入力した場合や、AIが作成したメールの返信下書きを書き直して送信した場合は、当該判断の理由または下書きと送信した本文を外部の生成AIサービスへ送信し、次回以降の判定や下書きに用いる短い決まり（判断の基準、言い回しの好み、会社についての事実等）を抽出して、お客様の採用AIエージェントの記憶として保存することがあります。記憶には候補者・社員の氏名、連絡先、特定の日時、および年齢・性別・国籍等の職務能力と関係のない属性に関わる内容を含めません。自動で抽出された記憶は、同じ内容が繰り返し確認されるか、お客様の管理者が承認するまで使用されません。お客様の管理者は、記憶の内容を設定画面で確認・編集・削除でき、自動での記憶をいつでも停止できます。当該判定案は選考の補助情報であり、合否その他の採用判断はお客様が行うものとします。
採用管理（ATS）機能では、お客様が求人または選考テンプレートの各ステージに確認項目および対応タスクを任意で設定し、候補者ごとの入力内容・対応状況・担当者・完了者を選考記録として保存できます。項目ごとに、当該候補者を閲覧できる採用関係者へ公開するか、限定公開情報を閲覧できる権限を持つ担当者だけに表示するかを選択できます。対象ステージに到達した応募には現在の設定が表示され、入力済みの値と完了状態は維持されます。
採用管理（ATS）機能では、お客様が面接の録画方法として「録画用の参加者」を選んだ場合、当社が運用する録画用の参加者（お客様が設定した名前で表示されます）が、Google Meet・Zoom・Microsoft Teams で行う面接に、開始の少し前からブラウザでゲストとして参加します。待機室・ロビー等で主催者の承認が必要な会議では、主催者が入室を許可した場合に限り参加し、会議の参加者の音声を録音します（映像・画面は録画せず、録画用の参加者自身は発言せず、カメラも使いません。Zoom では会議の音声を受け取るために無音のマイクを接続し、ミュートにします）。お客様の設定により、入室時に会議のチャットへ録音している旨を書き込みます。録音は会議の終了・全員の退出・上限時間の経過で止め、文字起こしと議事録の作成のために外部のAIサービスへ送信したうえで、お客様の管理する保管領域に保存し、当該候補者の面接記録として表示します。対象となる面接は、お客様が採用管理機能に登録した Google Meet・Zoom・Microsoft Teams の面接と、お客様が有効にした場合は、面接官の Google カレンダー（お客様が Google Workspace のカレンダー連携を有効にしている場合に限ります）にある予定のうち、候補者として登録されたメールアドレスが招待されている、これらの会議の予定です。後者の確認のため、当社は面接官のカレンダーから直近の予定の題名・日時・参加者のメールアドレス・会議のURL（予定の場所・説明に記載されたものを含みます）を定期的に読み取り、候補者と一致した予定についてのみ、参加の予定（会議のURL・題名・日時）を保存します。それ以外の予定は保存しません。録画用の参加者の利用にあたっては、お客様が候補者に事前に録音することを伝え、同意を得る運用であることを確認していただいています。
採用管理（ATS）機能では、候補者が候補者専用ページから提出した履歴書等の応募書類は、お客様の採用選考の目的にのみ利用され、お客様の管理する保管領域に安全に保存されます。ただし、候補者が入社し、お客様の従業員情報と紐づけられた場合に限り、当該従業員の経歴・スキル欄が空であれば、履歴書・職務経歴書の内容を外部の生成AIサービスへ送信して職歴・学歴・スキル・資格・語学を読み取り、当該従業員の経歴情報として保存します。在留カード等、履歴書・職務経歴書以外の書類は送信しません。保存した経歴情報は従業員情報の管理権限を持つ方が編集・削除できます。また、採用専用Slack連携を有効化しているお客様では、面接終了後に面接官へ評価の入力を依頼する通知をSlackで送信し、面接官がSlack上で入力した評価（推薦度・所感等）を選考の記録として保存することがあります。
あわせて、採用管理（ATS）機能では、お客様の操作にもとづき、候補者ご本人がメールアドレスとパスワードでログインして利用する専用ページ（ログイン式の候補者専用ページ）を発行できる場合があります。この場合、当社は候補者宛にお客様の名義でご案内メール（パスワード設定用のリンクを含みます）を送信し、候補者ご本人が設定したパスワードは復元できない形式で保管します（当社はパスワードそのものを保持しません）。候補者は当該ページで、選考状況・面接日程の予約や変更・お客様が候補者向けに公開したフィードバック・会社資料や紹介動画の閲覧、応募書類の提出、および採用担当者への質問の送信ができます。お客様がオファー（内定条件のご案内）を当該ページに公開した場合は、候補者はオファーの内容（お客様が入力した条件の内訳・お祝いメッセージ・オファーレターを含みます）を確認し、承諾または辞退の回答を送信できます。回答はお客様に通知され、選考記録として保存されます。あわせて、当該ページには面接の担当者（面接官）の氏名およびお客様のワークスペースに登録された画像が表示されることがあります。候補者と採用担当者の間で当該ページ上でやり取りされた質問・回答のメッセージは、お客様の選考記録として保存され、お客様の採用担当者に表示されます。候補者に表示されるフィードバックは、お客様の担当者が候補者向けに作成・確認して公開した文面に限られ、社内の面接評価がそのまま表示されることはありません。また、選考の連絡が滞りなく行われるよう、候補者が当該ページを最後に開いた日時およびオファーを最初に開いた日時が記録され、お客様の採用担当者に表示されることがあります（この記録にもとづき、オファーが一定期間開かれていない場合等にお客様の担当者へ通知することがあります）。お客様は当該ページへのアクセスをいつでも停止できます。候補者のログイン用アカウント（メールアドレス・氏名）は、将来、同一の候補者が複数の企業の専用ページを同じアカウントで利用できるようにする目的で、お客様の環境とは別に当社が管理します。
また、採用管理（ATS）機能では、お客様が候補者体験アンケートを有効化した場合、選考が終了した候補者に対して、お客様の名義で選考体験に関するアンケートのご案内メールを自動送信することがあります。お客様はアンケートの文面・質問を複数種類用意し、求人ごとにどの種類を送るかを選べます。アンケートへの回答は任意であり、回答（おすすめ度のスコア、お客様が追加した質問への回答、任意のコメント）は、回答者個人を選考結果と結び付けて評価する目的ではなく、お客様の選考プロセス改善のための匿名の集計として、種類ごとにお客様に表示されます。あわせて、面接の記録（文字起こしやメモ）をAIで整理し、面接評価の下書きを生成する機能を提供する場合がありますが、当該下書きは担当者が確認・修正したうえで保存する補助情報であり、合否その他の採用判断はお客様が行うものとします。また、お客様の採用担当者に対して、週次の採用活動の集計（新規応募・面接・内定・入社等の件数）をメールでお届けすることがあります。
採用管理（ATS）機能では、お客様が取引する人材紹介会社の担当者に対して、求人の確認・候補者の推薦を行うための専用ページ（採用エージェントポータル）のアカウントを発行できます。お客様が担当者の氏名・メールアドレスを登録した場合、または他の採用管理システムからの移行により取り込まれた担当者に対してお客様がご案内の送信を実行した場合、当社は当該担当者宛に、ログイン用のメールアドレスとパスワード設定用のリンク、およびお客様が入力したご案内文（例: 採用管理システムの変更のお知らせ）を記載したメールを送信します。パスワードは担当者ご本人が設定し、当社はパスワードそのものを保持しません。ご案内を送信し直すと、以前のパスワード設定用リンクは無効になります。送信の記録（宛先・日時・ご案内文）はお客様の採用管理画面に保存され、担当者のアカウントはお客様がいつでも削除・停止できます。担当者は、招待メールのリンクを開き、氏名とパスワードを設定するだけで登録できます。この場合、招待メールが届いたことをもってメールアドレスの確認とし、確認コードの入力は求めません。担当者が当該ページから候補者を推薦する場合、お客様が求人ごとに設定した応募フォームの項目・質問への回答（添付ファイルを含みます）を、推薦の内容として推薦先のお客様に提供し、お客様の候補者情報として保存します。推薦された候補者とその選考状況を、紹介会社の担当者全員に表示するか、推薦した担当者にだけ表示するかは、お客様が会社全体および紹介会社ごとに設定できます（既定は紹介会社の担当者全員です）。推薦した担当者にだけ表示する設定の場合、当該選考状況は、2人以上のエージェントが参加する候補者CRMのワークスペースにも取り込みません。あわせて、お客様の管理者が採用管理設定で有効化した場合、当該ページの求人情報に、その求人の選考結果から集計した傾向（判定済みの応募件数、最初の選考を通過した件数と割合、通過した方に多い現職、面接評価で点数の高かった観点）を表示します。表示は集計結果のみで、候補者の氏名その他個人を特定できる情報は含めず、判定済みの応募が一定件数に達していない求人および該当が1件しかない項目は表示しません。
お客様の従業員が採用管理（ATS）機能から ChordOne Sourcing を開いた場合、当社は当該従業員の氏名・メールアドレスを用いて、お客様のワークスペース内に社内用の担当者アカウントを作成します。当該従業員が推薦した候補者の情報は、お客様の候補者情報（応募経路: 社内ソーシング）として保存されます。社内用の担当者アカウントには、人材紹介会社向けの選考状況のお知らせメールを送信しません。当該従業員の役割が外された場合、または従業員のアカウントが停止された場合、当社は次に ChordOne Sourcing が開かれた時点で社内用の担当者アカウントを停止します。
お客様が採用管理（ATS）機能で人材紹介会社向けの説明会を開催する場合、当社はお客様が選んだ人材紹介会社の担当者（担当者が登録されていない会社は代表のメールアドレス）宛に、説明会のご案内と、候補日ごとの参加可否を回答する専用ページのリンクを記載したメールを送信します。担当者が回答した参加可否（○・△・×）とコメント、回答日時はお客様の採用管理画面に保存され、お客様が開催日時を決める目的にのみ利用します。回答は他の人材紹介会社には表示しません。開催日時が決まった場合、お客様が選んだときは、説明会を開催する利用者ご本人のGoogleカレンダー（お客様がGoogle Workspaceのカレンダー連携を有効にしている場合に限ります）に予定を作成し、招待した担当者のメールアドレスを参加者として登録してGoogleから招待を送ります。この予定では参加者どうしのメールアドレスは互いに表示しません。カレンダー連携がない場合は、カレンダーに取り込むためのファイルを各担当者宛のメールに添付します。説明会を見送った場合は、作成した予定を取り消し、担当者にその旨をお知らせします。
エージェントの入口から登録した方は、採用企業からの招待がなくても、氏名とメールアドレスを登録して採用エージェントポータルの候補者CRMを利用できます。 採用エージェントポータルを利用する人材紹介事業の担当者（以下「エージェント」）は、自らが担当する候補者を管理する候補者CRM（個人用、所属する紹介会社の会社用、またはチーム用のワークスペース）を作成できます。会社用のワークスペースは、エージェントのログイン用メールアドレスのドメイン（@以降。フリーメールを除きます）ごとに1つ作成され、同じドメインのメールアドレスでログインしたエージェントは自動でそのワークスペースのメンバーになります。このとき、当該エージェントの個人用のワークスペース（エージェントご本人が個人用として作成したものを除きます）にある候補者情報と連絡の記録は会社用のワークスペースへ移り、そのワークスペースのメンバーが閲覧・編集できるようになります（同じ候補者が既にいる場合は1件にまとめます）。会社用のワークスペースの管理者がメンバーから外したエージェントが再び参加を申請した場合は、管理者に申請者の氏名とメールアドレスを通知し、管理者が承認した場合にのみ参加できます。エージェントは個人用のワークスペースの候補者情報と連絡の記録を、自らが所属する会社用またはチーム用のワークスペースへ移すことができ、移した情報はそのワークスペースのメンバーが閲覧・編集できるようになります（同じ候補者が既にいる場合は1件にまとめます）。候補者CRMには、エージェントが保存を操作した候補者の情報（氏名、LinkedIn等のプロフィールのURL、現職の会社名・肩書、スキル、経歴、連絡先、希望条件、タグ、メモ）と、連絡の記録（スカウトを送った日・返信があった日、面談の記録、採用企業への推薦と選考の状況）が保存されます。エージェントがChrome拡張機能のスカウト支援パネルでプロフィールを開いただけでは、候補者の氏名・プロフィールのURL・経歴等は保存しません。開いた際に保存するのは、プロフィールのURLから復元できない形に変換した識別子、氏名と勤務先から当社の秘密鍵を用いて作成した復元できない識別子（同じワークスペース内で、別の媒体の同じ方への連絡の状況を照合し、返信を得やすい媒体・時間帯を表示するためにのみ用います。ワークスペースをまたいで照合することはありません）、閲覧の日時と回数のみです。担当求人との照合や年収の目安の表示のために、開いたプロフィールの公開項目をその都度当社のサーバーで処理しますが、保存はしません。エージェントが「CRMに保存」を押した場合、またはその候補者についてスカウト文面の作成・メッセージの送信等の操作をした場合に限り、媒体に公開されている項目（氏名、プロフィールのURL、肩書、勤務先、所在地、見出し・自己紹介、学歴・職歴、スキル）を、当該ワークスペースの候補者CRMに保存します。媒体にプロフィール写真が公開されている場合は、その写真の所在（URL）も保存し、候補者CRMで顔写真として表示します。媒体のプロフィールに本人が連絡先（メールアドレス・電話番号）を公開している場合は、エージェントが「CRMに保存」を押した場合に限り、その連絡先と、どの媒体のどこに記載されていたかを保存します（候補者CRMのメールアドレスの欄が空のときは、そのメールアドレスで補います）。開いただけでは保存しません。エージェントは候補者の顔写真を、画像のアップロード、または面談の録画から切り出した1枚の静止画で設定・変更・削除できます。録画から切り出す場合、切り出しはエージェントのブラウザ内で行い、当社に送信・保存するのは選ばれた静止画のみで、録画そのものは送信しません。顔写真は顔の照合その他の個人の識別には使用しません。エージェントは候補者ごとに、担当エージェント（同じ紹介会社のエージェントから選択）、卒業大学、年齢、性別（「回答しない」を含みます）を入力できるほか、候補者から受け取った履歴書・職務経歴書・ポートフォリオのファイル（20MBまで）またはポートフォリオのURLを保存できます。これらのファイルは候補者CRMの利用者のみが開くことができ、ファイルを外すと当社のサーバーからも削除されます。当社は年齢・性別の項目を分析・選別・広告その他の目的に利用しません。エージェントは候補者CRMに独自の項目（選択肢・日付・数値等）や対応の段階を追加し、候補者ごとに値・メモを入力できます。候補者ごとのタイムラインには、項目の変更（変更前と変更後の値）、書類・顔写真の追加・差し替え・削除、段階の変更の日時が記録されます（書類の中身は記録しません）。この記録は採用企業や他のエージェントには共有されず、エージェントはいつでも削除できます。なお、従来のワークスペース型の候補者CRMノートでは、エージェントが「候補者CRMに保存」を押した場合に限り候補者の氏名・URL・経歴を保存し、保存済みの候補者についてのみスカウト送信・返信の日時を連絡の記録に追加します。また、スカウトの送信・返信を記録した場合、媒体名、プロフィールのURLから復元できない形に変換した識別子、送信・返信の日時、候補者の勤務先の会社名と肩書を保存し、会社名ごとの集計は個人を特定できない形でのみ当社が利用し、候補者の勤務先の会社には開示しません。スカウトのメッセージ本文は保存しません。また、エージェントが候補者CRMの検索欄に探したい人の条件を文章で入力した場合、候補者CRMに保存済みの候補者から近い人を探すとともに、その条件を外部の生成AIサービスへ送信して検索の条件に整え、検索エンジンの検索結果から公開されている候補者の情報（氏名、肩書、勤務先、所在地、プロフィールのURL、公開されている自己紹介の要約）を取得して表示します。公開Webから見つけた候補者の情報は、エージェントが「CRMに保存」を押した場合に限り当該ワークスペースの候補者CRMに保存し、それ以外は保存しません。エージェントが面談の録音を候補者CRMに保存した場合、音声を文字起こししてAIで議事録を作成し、あわせて希望年収・転職時期等の希望条件をAIで読み取り、候補者の情報のうち空欄の項目にのみ反映します。エージェントは候補者ごとに、紹介を検討・進行中の求人（選考）と、電話・面談・メール・メモ等の対応の記録を入力できます。採用エージェントポータルから候補者を推薦した場合、当該エージェント自身が行った推薦に限り、推薦先の会社名・求人名と、採用企業側の選考の段階・結果を候補者CRMの選考に反映します。候補者CRMを経由せずに推薦した場合も、推薦した候補者のメールアドレスまたは氏名が候補者CRMの候補者と一致するときに限り、同じ候補者の選考として取り込みます。また、候補者の現職の会社名をもとに、公的な公開情報（社会保険の被保険者数の推移等）から会社の人員の増減を照会し、候補者CRMに表示することがあります。照会には会社名のみを用い、候補者の氏名その他個人を特定できる情報を含めません。また、エージェントは紹介先の求人票を、求人ページのURLの指定またはCSVファイルの取り込みにより、自分用の求人として保存できます。URLを指定した場合、当社のサーバーが当該ページを読み込み、求人名・会社名・勤務地・年収・求める経験等をAIで読み取ります。取り込んだ求人はエージェント本人のみが閲覧でき、紹介先の会社その他の第三者には共有されません。また、エージェントが候補者CRMの設定で自動化のルールを作成した場合、そのルール（候補者から返信があったとき、選考の段階が変わったとき、自分の求人を終了にしたとき、一定の日数対応の記録がないとき）にもとづき、タスクの作成、候補者の状態の変更、お知らせの表示を自動で行い、その実行記録（日時・ルール・候補者名・結果）を保存します。自動化は候補者CRMの情報のみを用い、候補者その他の第三者への連絡は行いません。返信・選考の動き・提案・自動化のお知らせは、宛先のエージェント本人にのみ表示されます。また、エージェントが「AI に質問する」を使った場合、質問文と、質問に関係する候補者CRMの記録（候補者の肩書・スキル・経歴の要約、対応の記録、自分の求人の条件等）を、回答の作成のためにその都度外部の生成AIサービスへ送信します。送信するのは質問したエージェントが開いているワークスペースの情報のみで、質問と回答は当社のデータベースに保存せず、AIモデルの学習には利用しません。また、候補者CRMの表には、対応の記録（電話・面談・メール）と受信箱のやり取りのうち最も新しい日時を「最終接触日」として自動で表示し、エージェントが入力した「次にやる日」「次にやること」を保存します。エージェントは候補者CRMの表を、表示中の項目のままCSVファイルとして書き出せます（一度に5,000人まで）。書き出しの際、当社は書き出したエージェント・ワークスペース・日時・件数・範囲（ビューの名前または選んだ人だけか）を操作の記録として保存し、ファイルの中身は保存しません。チーム用のワークスペースでは、この記録を当該ワークスペースの管理者が閲覧できます。書き出したファイルの管理は、エージェントおよびその所属する人材紹介事業者の責任で行うものとします。同じメールアドレス、または同じ氏名と会社の候補者は重複の候補として表示し、エージェントが確認して選んだ場合に限り1人にまとめます。まとめると、選考・対応の記録・受信箱のやり取り・書類はまとめ先の候補者に移り、空いている項目のみを補い、まとめた側の候補者の記録と使われなくなったファイルは削除します。保存したビュー（表・ボードの見え方）は、作成したエージェントが「自分だけ」に設定でき、その場合は同じワークスペースの他のエージェントには表示されません（候補者の情報そのものの閲覧範囲は変わりません）。「次にやる日」が当日または過ぎている候補者は、担当エージェント（担当が未設定の場合はワークスペースのエージェント）にのみお知らせとして表示します。CSVファイルから候補者を取り込む際は、取り込む前に、メールアドレス・プロフィールのURL・氏名と会社が既存の候補者と一致する行を表示し、エージェントが行ごとに選んだ扱い（既存の候補者にまとめる・別の候補者として追加する・取り込まない）に従って保存します。既存の候補者にまとめる場合は、取り込む値と今の値を項目ごとに並べて表示し、まとめると会社名・肩書・所在地は空いている場合にのみ補います。チーム用のワークスペースでは、作成したエージェント（管理者）が、メンバーが編集・削除できる候補者を本人が担当している候補者（担当が未設定の候補者を含みます）に限ること、およびCSVファイルの書き出しを管理者に限ることを設定できます。候補者CRMの情報は、そのワークスペースのメンバーであるエージェントのみが閲覧でき、採用企業その他の第三者には共有されません。エージェントは保存した候補者の情報をいつでも編集・削除できます（チーム用のワークスペースでは、上記の設定の範囲に限られます）。ワークスペースの削除をご希望の場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。
エージェントは候補者CRMで、紹介先の会社（取引先）ごとに、会社名、担当者の氏名・部署・役職・メールアドレス・電話番号、契約条件（手数料率・返金規定等）、やり取りの記録を保存できます。これらはそのワークスペースのメンバーであるエージェントのみが閲覧できます。前項の定めにかかわらず、エージェントが候補者の推薦書を作成し取引先に送る操作をした場合に限り、エージェントが推薦書に記載した候補者の情報を、エージェントが選んだ取引先の担当者に提供します。推薦書の下書きの作成のため、候補者CRMに保存された当該候補者の情報（肩書・経歴・スキル・メモ・面談の要約等）と求人の条件を、その都度外部の生成AIサービスへ送信します（AIモデルの学習には利用しません）。エージェントは推薦書を、氏名・社名・学校名を伏せた匿名の形で作成することもできます。推薦書は、推測できない共有リンク（有効期限つきで、エージェントがいつでも取り消せます）として、エージェントが連携したメールアカウントから送信します。当社はリンクが開かれた回数と最後に開かれた日時を記録し、エージェントに通知します。また、エージェントは候補者CRMの候補者に、あらかじめ決めた間隔で続けてメールを送る設定（追いメール）ができます。追いメールはエージェントが連携したメールアカウントから送信し、候補者から返信があったとき、日程の予約があったとき、または配信停止の申し出があったときに自動で止まります。返信の有無を確かめるため、送信したメールのスレッドを読み取ります。エージェントが作成した日程の予約ページから予約がされた場合、当社は予約者の氏名、メールアドレス、ご相談内容（任意）と予約日時を保存し、エージェントのメールアカウントから予約者にカレンダーの招待を送信します。予約者のメールアドレスが候補者CRMの候補者と一致するときは、その候補者の対応の記録に予約を追加します。予約者の情報は、日程の調整とエージェントからの連絡のためにのみ利用します。
エージェントは、候補者CRMに保存された候補者の情報から、書式を整えた経歴書を作成し、印刷・PDFとして保存できます（氏名・社名・学校名を伏せた匿名の形、希望年収を載せない形も選べます）。また、複数の候補者をまとめた候補者リストを作成し、推薦書と同じく推測できない共有リンク（有効期限つきで、エージェントがいつでも取り消せます）としてエージェントが選んだ取引先の担当者に送ることができます。この場合に限り、エージェントが候補者リストに載せた候補者の情報を当該取引先に提供します。当社はリンクが開かれた回数と日時、および取引先が候補者ごとに選んだ反応（「会ってみたい」「見送り」と任意のひとこと）を記録し、エージェントに通知します。経歴書・推薦書・候補者リストには、ワークスペースのオーナー・管理者が設定した会社名とロゴを表示します。 自社の採用担当者として採用エージェントポータルを利用する方（ChordOneの採用管理で社内の担当者枠を与えられた方）は、候補者CRMの候補者を、自社の求人の応募者として採用管理へ渡すことができます。この場合、本人の確認の操作をもって、当該候補者の氏名・連絡先・経歴・スキル・担当者のメモと、保存された書類（履歴書・職務経歴書等）を、同じ会社の採用管理に登録し、採用管理で当該求人を閲覧できる社内の担当者が閲覧できるようになります。
エージェントは、ご本人の同意（OAuth認可）にもとづき、ご本人のメールボックス（Microsoft Outlook、および所属する会社の Google Workspace の管理者が当社のアプリの利用を許可した場合の Gmail。個人の Gmail アカウントは対象外です）を採用エージェントポータルの受信箱に接続できます。個人の Gmail アカウントで認可が行われた場合、当社はその許可を直ちに取り消し、メールの情報を取得・保存しません。また、会社の採用担当者として（社内の担当者として）採用エージェントポータルを利用する方で、所属する会社が ChordOne の Google Workspace 連携を行い、その管理者が当社にメールの読み取りと送信を許可（ドメイン全体の委任）している場合は、ご本人の認可に代えて当該許可を用いて、ご本人の会社のメールアドレスのメールボックスを同じ範囲で接続します。この場合、当社はアクセストークンを保管せず、利用の都度、会社の連携から取得します。この接続の停止は、会社の管理者が Google の管理コンソールで許可を取り消すことで行います。接続中、当社は直近のメールの差出人・宛先・件名・日時・冒頭の抜粋を読み取り、候補者台帳にメールアドレスが登録されている候補者とのやり取りに当たるものだけについて、差出人・宛先のうち候補者のメールアドレス、件名、冒頭の抜粋（200文字まで）、日時、通数を受信箱の一覧として保存します。それ以外のメールは保存しません。メールの本文は、エージェントが受信箱でやり取りを開いたときにその都度メールボックスから読み出して表示し、当社のデータベースには保存しません。エージェントが受信箱から返信を送った場合、または候補者CRMで選んだ候補者（一度に50人まで）へメールを送った場合に限り、ご本人のメールアドレスから、ご本人が入力した件名・本文を当該候補者へ送信します。候補者CRMから送る場合は、候補者台帳のメールアドレスあてに1人ずつ別々のメールとして送り、本文中の差し込み（氏名・会社名）をその候補者の情報に置き換え、送った件名と日時を当該候補者のタイムラインに記録します（本文は当社のデータベースに保存しません）。エージェントは、候補者ごとに「メールを送らない」の印を付けることができ、印のある候補者にはまとめて送るメールを送信しません。まとめて送るメールの末尾には、エージェントが選んだ場合に配信停止の案内を付け、候補者から「配信停止」等の返信があった場合は、受信したメールの冒頭部分（件名と本文の抜粋）からこれを判定して自動で当該候補者に印を付け、タイムラインに記録するとともに、当該エージェントのお知らせ（ベル）で知らせます（お知らせには候補者の氏名のみを保存し、メールの内容は保存しません）。また、エージェントが選んだ場合は、送った候補者の「次にやる日・次にやること」に返信の確認を設定し、返信を受信した時点で自動で外します。エージェントは、候補者へのメールを日時を指定して送る予約ができます（30日先まで）。予約したメールの本文は、送信するまでの間に限り暗号化して保管し、送信または取り消しの時点で削除します。送信の時点で候補者に「メールを送らない」の印がある場合は送信しません。候補者に送るメール（受信箱からの返信、候補者CRMから送るメール、追いメール）には、ワークスペースのオーナー・管理者が設定でオフにしない限り、開封を確かめるための小さな画像と、本文中のリンクを当社のサーバーを経由して元のページへ転送するリンクを含めます。当社は、画像が読み込まれた日時と回数、および転送リンクが押された日時と回数を、送信したメールごとに記録し、エージェントに表示・通知します（読み込みや押した方のIPアドレス・端末の情報は保存しません）。開封の記録は、画像を表示しない設定のメールソフトでは記録されず、メールソフトが自動で画像を読み込む場合は開いていなくても記録されることがある目安です。接続に使用するアクセストークンは暗号化して保管し、これらの目的にのみ利用します。接続はいつでも受信箱から解除でき、解除すると保管していたトークンと受信箱の一覧を削除します（メールボックスのメールは削除しません）。また、エージェントは、メールボックスを接続せずに、当社が発行するご本人専用の記録用アドレスを候補者へのメールの Cc に入れる（候補者がこれを含めて返信した場合は、その返信も記録されます）、または候補者からのメールを当該アドレスへ転送することで、やり取りを受信箱に記録できます。この場合、当社は届いたメールを受信用の保管場所に一時的に保存し（30日後に自動で削除します）、候補者台帳にメールアドレスが登録されている候補者とのやり取りに当たるものだけについて、上記と同じ項目（候補者のメールアドレス、件名、冒頭の抜粋（200文字まで）、日時、通数）を受信箱の一覧として保存します。それ以外のメールは一覧に保存しません。Gmail の自動転送の設定時に Google から届く確認コードは、エージェントに表示するために保存します。取得したメールの情報は、採用企業その他の第三者や他のエージェントには共有せず、広告・AIモデルの学習には利用しません。あわせて、Chrome拡張機能は、エージェントが開いているGmailまたはOutlook（ブラウザ版）の画面に表示された求人媒体からの通知メール（「〇〇さんから返信が届きました」等）を端末内で読み取り、保存済みの候補者への返信として連絡の記録に追加します。この際、メールの本文・氏名は当社に送信せず、媒体名とプロフィールのURLから復元できない形に変換した識別子、返信の日時のみを送信します。
ノート機能では、利用者がデータベースの一覧ごとに「毎朝メールで受け取る」を設定した場合、毎朝、当該一覧の条件に当てはまる行（最大10件の題名）をメールおよびサービス内のお知らせで当該利用者にお届けします。設定は一覧のメニューからいつでも停止できます。
採用管理（ATS）機能では、候補者情報として登録された企業名の表記を統一する目的で、お客様の操作にもとづき、外部の法人情報サービス（gBizINFO：経済産業省が運営する法人情報提供サービス）へ企業名を照会する場合があります。照会には企業名のみを用い、候補者の氏名その他の個人を特定できる情報を含めません。
人材紹介エージェント向けポータルでは、紹介先企業を登録する際に同一企業の重複登録を防ぐ目的で、入力された企業名を同サービス（gBizINFO）へ照会し、選択された企業の法人番号を保存します。照会には企業名のみを用い、候補者や担当者個人を特定できる情報を含めません。
組織レポート機能では、お客様が当該機能を有効化した場合、連携データに基づく組織全体の集計結果（組織コンディションの総合スコア、コミュニケーションの活性度・前向きさ、部門間連携、称賛活動、離職リスク、在籍・入退社といった指標の期間比較、ならびに前期比の変化点と推奨アクションの概要、連携ツールの活動データ（コミュニケーション・カレンダー等）に基づく組織カルチャーの傾向診断の結果等）を、お客様が指定したHR・経営層の宛先に対して、定期的（毎週・毎月）にSlackのダイレクトメッセージまたはメールでお届けすることがあります。配信される内容は組織・部門単位に集計された情報であり、配信先・頻度の変更や配信の停止は、組織レポート画面の「自動配信」からいつでも行えます。
組織レポート機能では、離職に伴う費用の目安を組織単位の集計として表示します。金額は、一定期間に退職された方の人数、注意が必要と判定された在籍者の人数、お客様の管理者が設定した前提（人件費の時間単価、引き継ぎにかかる時間、後任の採用費用、立ち上がりまでの期間等）、および採用管理に登録された媒体・エージェント費用をもとに算出する試算であり、実際に発生する費用や将来の離職を保証するものではありません。個々の従業員に紐づく金額は算出・表示しません。
組織カルチャーの傾向診断では、組織の「透明性（オープンさ）」の指標として、Slackのチャンネル構成に関する情報（公開／非公開チャンネルの比率、公開の場でのやり取りの割合、チャンネルの参加人数の規模等）を分析に利用する場合があります。当該分析はチャンネル単位・組織単位に集計した統計として扱い、個々のメッセージ本文を配信・開示することはありません。
コミュニケーション分析では、社内で話題になっている言葉の把握のため、Slackのメッセージから頻出する単語とその出現回数を組織単位で集計して表示することがあります。表示を意味のある語に整理するため、集計した単語と出現回数のみ（メッセージ本文・発言者は含みません）を外部のAIサービス（OpenAI等）に送信し、一般的すぎる語の除去・同義語の統合・話題の分類を行うことがあります。
タレントマネジメント機能のスキル登録では、従業員ご本人のスキル登録を補助するため、本サービスが取得しているSlackの公開チャンネルにおけるご本人の発言（ダイレクトメッセージ・非公開チャンネルは対象に含みません）から、業務スキルの候補を定期的に抽出することがあります。抽出の際は、対象の発言の本文を候補の抽出のためにのみ外部の生成AIサービス（Anthropic・OpenAI等）へ送信します（当該AIサービスの学習に利用させることはありません）。抽出された候補はあくまで「提案」としてご本人のプロフィール画面にのみ表示され、ご本人（またはお客様の管理者）が承認しない限りスキルとして登録されることはありません。
全社フィードバック（本サービスの改善要望・不具合報告）では、投稿されたタイトル・本文・添付画像・返信を、サービスの改善のために利用します。使い方に関するAIヘルプやAIによる投稿アシスタントをご利用いただく場合、入力された質問・会話の内容および任意で添付されたスクリーンショット画像を、回答や投稿ドラフトの生成のためにのみ外部の生成AIサービス（Anthropic・OpenAI等）へ送信します。送信した内容を当該AIサービスの学習に利用させることはありません。また、AIヘルプでは、どの画面についてのご質問かを正確に把握して回答の精度を高めるため、質問の送信時に「今の画面を添えて質問する」が有効な場合に限り、そのとき表示されている画面の写真を1枚自動的に取得し、当該質問への回答の生成のためにのみ上記の外部生成AIサービスへ送信します。この写真は当社のサーバーに保存されず、回答の生成後に保持されません。チェックを外すことで、画面の写真を送信せずに質問できます。また、投稿された改善要望・不具合報告への対応として、AIによる修正案の作成を行うことがあり、対応状況（修正中・修正済み・リリース済み等）を投稿への返信としてお知らせします。あわせて、投稿された方には本サービス内の通知でお知らせし、節目となるお知らせ（確認のご依頼・修正の反映完了など）についてはご登録のメールアドレスへもお送りします。新しい画面が増えるなど大きな修正については、本番環境へ反映する前に、当該修正のみを適用した確認用の画面（当社が管理する一時的なURL。当社の案内する投稿への返信からのみご案内します）をご用意し、投稿された方に動作のご確認をお願いすることがあります。確認用の画面は通常のログイン情報でご利用いただけますが、表示されるデータおよび保存・送信等の操作はいずれも本番環境と同一のものであり、確認が終了した時点で当該URLは削除されます。また、ご報告の内容が実際に直っているかを当社が確認するため、当社のシステムが、投稿された方に見えているとおりの画面を確認用の画面上で自動的に開き、その画面の表示内容と画面の写真を取得することがあります。この確認には閲覧のみが許可された短時間（20分）の専用セッションを用いており、保存・変更・削除等の操作は行えません。取得した画面の写真は、直っていない場合にAIへ修正をやり直させるための情報としてのみ利用し、その際は外部の生成AIサービスへ送信することがあります（当該AIサービスの学習に利用させることはありません）。あわせて、一覧に表示される件数が合わないなどのご報告については、当社のデータベースに対して件数を数えるだけの読み取り（保存・変更を伴わないもの）を行い、直っているかの確認に用いることがあります。なお、AIヘルプにお寄せいただいた内容が不具合や機能のご要望に当たると判断した場合は、修正の対応につなげるため、その質問と回答を改善要望・不具合報告として記録します。この場合の投稿は、投稿された方ご本人と当社の担当者のみが閲覧できる非公開の扱いとし、ご本人が削除できます。また、投稿された改善要望・不具合報告が解決した際には、お礼としてChordOneポイントを加算し、ご本人のポイント残高に反映します。
共同で改善が進んでいる状況をお知らせするため、公開・非公開を含む報告件数、解決件数、本番環境へ反映した件数、解決までの日数等を、個別の題名・本文・会社名を含まない匿名の集計値として、本サービスの利用者に表示することがあります。
改善要望・不具合報告の入力フォームを開いたときは、どの画面についてのご報告かを正確に把握するため、本サービスがそのとき表示されている画面の写真を1枚自動的に撮り、添付画像の候補として入力フォームに添えます。この写真はご利用の端末（ブラウザ）の中に保持され、送信ボタンを押されるまで当社に送信されません。送信前に入力フォーム上でご確認いただけ、写真の×印から削除できます。削除された場合、または報告を送信されなかった場合、その写真は当社に送信されることなく破棄されます。添付したまま送信された場合の取り扱いは、お客様が任意で添付いただく画像と同じです。
採用エージェントポータルの「質問・改善」では、エージェントが入力した質問・改善のご依頼・返信を、上記のAIヘルプおよび改善要望・不具合報告と同じ目的・方法で取り扱います。改善のご依頼は、既定では、ご依頼いただいたエージェントご本人と当社の担当者のみが閲覧できる非公開の扱いとし、採用企業その他の第三者や他のエージェントには共有しません。ご依頼の際に「報告板に公開する」を選んだ場合に限り、ご依頼の件名・本文・対応状況・当社からの返信を、採用エージェントポータルのメニュー「質問・改善」（報告板）で他のエージェント（ChordOne Sourcing の利用者）にも表示し、他の利用者が賛成・コメントできるようにします。公開した場合でも、ご依頼いただいた方の氏名・会社名・メールアドレスおよび添付した画面の写真は他の利用者に表示しません。採用エージェントポータルの報告は、ChordOne 本体（人事・採用・組織運営）の改善要望・不具合報告とは別に管理し、本体の利用者には表示しません。ご依頼を送信する際に「今の画面の写真を添える」が有効な場合に限り、そのとき表示されている画面の写真を1枚取得してご依頼に添付します（チェックを外すと写真を送信せずに送信できます）。対応状況のお知らせと確認のご依頼は、採用エージェントポータル内の「やりとり」と、エージェントのアカウントに登録されたメールアドレスへお送りします。
カルチャー機能のアンケートでは、従業員が回答した内容（選択・点数・自由記述）と回答日時を保存します。作成者が「同じ人が複数回回答できる」設定をオンにした場合、同一の従業員について複数回の回答を保存します。記名の場合は作成者および結果を閲覧できる担当者が各回の回答内容と送信日時を確認でき、匿名の場合は個人を特定できない集計として各回の回答を保存・表示します。
カルチャー機能（称賛）では、従業員が同僚へ送った称賛のメッセージ・ポイントを保存し、お客様の設定に応じて、指定のSlackチャンネルへの投稿や、受け取った本人へのSlackのダイレクトメッセージでの通知を行うことがあります。また、お客様が週次ポイントのリセット前リマインドを有効化した場合、その週の送付用ポイントが残っている従業員に対し、ご本人の残りポイント数を記載したご案内（お客様が編集した文面を含むことがあります）を、毎週決まった時刻にSlackのダイレクトメッセージでお送りすることがあります。リマインドの送信有無・文面は、設定画面からいつでも変更できます。お客様の管理者が、インセンティブへの還元などのために従業員の保有ポイントを消費した場合は、消費した日時・対象とした期間・従業員ごとの消費ポイント数・消費前の保有ポイント数・実行した管理者・管理者が記入した理由や還元の時期等の記録を保存し、管理者および対象となった従業員ご本人に表示します。管理者が消化の予定を保存するとき、またはポイントを消費するときにお知らせを選んだ場合は、対象の従業員ご本人へ、消化の名前・予定日・対象期間・保有または消費したポイント数・管理者が記入したメモを、本サービス内の通知、Slackのダイレクトメッセージ（Slack連携が有効な場合）、およびご本人のメールアドレス宛ての電子メールでお知らせすることがあります。消費後も、これまでに受け取った称賛とポイントの記録は残ります。また、称賛の活用を補助するため、お客様が「感謝のAIサジェスト」を有効にしている場合、本サービスが取得しているSlackの社内チャンネルにおけるやり取りの状況（同じスレッドでの返信・メンションの回数等）、社内チャンネルで多くのリアクションを集めた投稿（受注のご報告・リリースのご報告・入社のご挨拶など、お祝いの対象となり得る出来事）、および従業員情報として登録された誕生日をもとに、ご本人が今週感謝を伝えるとよさそうな同僚の候補を算出し、ご本人の称賛画面にのみ表示することがあります。あわせて表示する感謝メッセージの文案の生成のため、候補となった同僚の氏名・やり取りの回数などの集計値と、感謝の内容を具体的にする目的で、当該同僚の社内チャンネルでの発言の抜粋（前述のお祝いの対象となり得る投稿を含みます）、お客様が開発ツール連携（GitHub・Linear等）を有効にしている場合は当該同僚が直近に完了した作業の題名（プルリクエストやチケットのタイトル等）、および文体の参考として社内に公開されている直近の称賛の投稿の本文を外部の生成AIサービス（Anthropic・OpenAI等）に送信します（当該AIサービスの学習に利用させることはありません）。ここでいう社内チャンネルとは、公開チャンネルおよび参加メンバーが多数（30名以上）おり実質的に社内へ公開されているとみなせる非公開チャンネルを指し、ダイレクトメッセージおよび少人数の非公開チャンネルの内容は対象に含みません。 この提案は本人以外には表示されず、設定画面からいつでも停止できます。
従業員ホームでは、同じ契約企業内の利用者が投稿したお知らせ・投票（短い調子の質問を含みます）と、その回答を保存し、ホームのタイムラインに表示します。宛先を部署に限った投稿は、その部署のメンバーにのみ表示されます。あわせて、入社日・誕生日・承認済みの休暇予定など、社員名簿および休暇機能にすでに登録されている情報をもとに、今週入社した人・誕生日・休みの人をホームに表示することがあります。入社直後の案内で顔写真を載せた場合、その画像は既存の従業員プロフィール写真として保存されます。
カルチャー機能のミニアプリ（寄せ書き）では、従業員がログインのうえ記入したお祝い・送別等のメッセージ（記入者の氏名・メッセージ本文）を保存し、作成者の操作にもとづき、贈る相手にSlackのダイレクトメッセージでお届けすることがあります。寄せ書きは原則として作成者が招待した従業員のみが閲覧・記入でき、作成者の設定により社内の従業員全体に公開することもできます。作成者がメンバーを招待した場合や、作成者が対象の従業員を選んで記入のお願いを送る操作をした場合、対象の従業員に記入のご案内（作成者が編集した依頼文を含むことがあります）をSlackのダイレクトメッセージでお送りすることがあります。お届け（公開）の際、作成者は任意で贈る相手の個人メールアドレスを入力でき、入力された場合に限り当社はそのアドレスへ閲覧用の共有リンクをメールで送信します。当該メールアドレスは閲覧リンクの送信のみに利用し、当社のサーバーには保存しません。お届け後は、作成者が発行する専用の共有リンク（QRコード）を知っている方が、ログインせずに当該寄せ書き（贈る相手・記入者の氏名とメッセージ）を閲覧できます。共有リンクは推測が困難な形式で発行され、お届け前の寄せ書きが表示されることはありません。作成者は寄せ書きの背景や、表紙に表示する贈る相手の写真として任意の画像をアップロードでき、アップロードされた画像は当該寄せ書きの表示（共有リンクによる閲覧を含む）に利用され、作成者による削除操作または寄せ書きの削除にあわせて削除されます。また、管理者は会社共通の背景画像を追加でき、追加した画像は社内の寄せ書き作成時の背景選択と表示に利用され、管理者の操作で削除できます。作成者は寄せ書きを削除でき、削除すると記入されたメッセージも削除されます。
寄せ書きでは、作成者が「参加用の共有リンク」を有効化した場合、そのリンクを知っている方（社外の方を含みます）が、ログインせずに氏名（自由入力）とメッセージを記入できます。会社でChordOneをご利用の寄せ書きでは、記入時にアカウントをお持ちの方へログインをおすすめします。ログインして記入した場合は、社員名簿の氏名と顔写真をメッセージの表示に利用します（アカウントがない方は、これまでどおり氏名の自由入力で記入できます）。このとき当社が取得・保存するのは、記入された氏名・メッセージ本文・記入者が任意で選んだ表示用アイコン（絵文字または任意でアップロードしたアイコン画像）・記入者が任意でメッセージに添付した写真のみで、当該寄せ書きの表示（同じ参加リンク・お届け後の共有リンクによる閲覧を含みます）のために利用します。作成者が「サプライズ保護」をオンにした場合、参加リンクでは他の記入者のメッセージ本文・写真はお届けまで表示されません（記入者の氏名は表示されます）。オフ（既定）の場合は、お届け前でも参加リンクから全員のメッセージを読めます。アップロードされたアイコン画像・添付写真は、当該メッセージの削除または寄せ書きの削除にあわせて削除されます。記入時に「AIによる下書き」を利用した場合、選択した関係性と任意入力のキーワード、寄せ書きのタイトル・贈る相手の名前を下書き文の生成のために外部のAIサービスへ送信しますが、生成に使用した入力内容を当社が保存することはなく、AIの学習に利用させることもありません。参加用の共有リンクは推測が困難な形式で発行され、作成者はいつでも無効化できるほか、参加リンク経由で記入されたメッセージを削除できます。参加リンク経由で記入された方ご本人は、記入時に発行される本人専用の修正リンク（ご利用のブラウザに保存されます）により、お届け前に限りご自身のメッセージを編集・削除できます。記入時に任意でメールアドレスをご入力いただいた場合は、この修正リンクをお送りするためにのみ利用し、当社のサーバーには保存しません。また、無料のオンライン寄せ書きツールとしてご利用いただく場合、作成する方（発起人）もアカウント登録なしで寄せ書きを作成できます。このとき当社が取得・保存するのは、入力された寄せ書きのタイトル・贈る相手の名前・任意でアップロードされた背景画像および贈る相手の写真のみで、発起人には管理用の専用リンク（推測が困難な形式）を発行し、そのリンクを知っている方が当該寄せ書きの管理（デザイン変更・記入されたメッセージの削除・お届け・寄せ書きの削除）を行えます。発起人が記入をお願いしたい人のメールアドレスを入力した場合、入力されたアドレスへ参加用リンク付きの案内メールを送信します（作成者が編集した依頼文を含むことがあります）。当該メールアドレスは案内の送信のみに利用し、当社のサーバーには保存しません。お届けの際、発起人は任意で贈る相手の個人メールアドレスを入力でき、入力された場合に限り当社はそのアドレスへ閲覧用の共有リンクをメールで送信します（当該メールアドレスは送信のみに利用し、保存しません）。発起人は管理用リンクからいつでも寄せ書きを削除でき、削除すると記入されたメッセージ・背景画像・贈る相手の写真も削除されます。登録なし、または無料で作成された寄せ書きは、作成から30日間メッセージが1件もない場合、またはタイトル・宛先・本文から試し書きと当社が判断した場合、自動で削除されることがあり、削除時は記入されたメッセージおよびアップロード画像もあわせて削除されます。ChordOneの有料プランで作成された寄せ書きは、この自動削除の対象外です。ご希望により、Googleアカウントでの本人確認の同意をもってアカウント登録を行って作成することもでき、その際に登録情報として取得するのは、Googleアカウントのメールアドレスと氏名です（カレンダー等への権限は取得しません）。また、発起人がログインした状態で管理ページから紐づけ操作を行った場合、当該寄せ書きは発起人のアカウントに紐づけられ、以後はログインした本人がアプリ内の寄せ書き一覧からも管理できます（紐づけにあたって新たに取得する情報はありません）。
無料の匿名パルスサーベイツールとしてご利用いただく場合、作成する方（発起人）はアカウント登録なしでサーベイを作成できます。このとき当社が取得・保存するのは、入力されたサーベイのタイトルと質問文のみで、発起人には管理用の専用リンク（推測が困難な形式）を発行し、そのリンクを知っている方が結果の閲覧・回答の締め切り・サーベイの削除を行えます。回答する方は、回答用リンクからログインせずに回答でき、当社が取得・保存するのは選択された評価（5段階）と任意で記入された自由記述の本文のみです。回答者の氏名・メールアドレス等の識別情報は取得・保存せず、回答は匿名の集計としてのみ表示されます。発起人は管理用リンクからいつでもサーベイを削除でき、削除すると回答もすべて削除されます。
カルチャー機能のミニアプリ（空き時間予約）では、従業員が発行した予約リンクを通じて、社外のゲストがログインせずに空き枠を選んで打ち合わせ等を予約できます。空き枠の算出のため、リンクに設定された参加メンバーのカレンダーの空き情報（Googleカレンダーの予定の有無。予定のタイトル・本文は取得しません）を参照します。作成者が指定した場合、ワークスペースのユーザーではない追加カレンダーについても、接続中のGoogleアカウントから予定の有無だけを参照することがあります（予定のタイトル・本文は取得しません。当該カレンダーは予約確定時の招待先には自動では加わりません）。予約の際にゲストが入力した氏名・メールアドレス・同席者のメールアドレス・メッセージは、予約の確定・変更・キャンセルの連絡、参加メンバーのカレンダーへの予定登録（ゲスト・同席者への招待メールの送付を含みます）、および設定に応じたWeb会議URL（Google Meet・Zoom）の発行のために利用します。リンクの設定により、作成者が指定したメールアドレス（担当部署の共有アドレス等）をカレンダー予定の招待先に加えることがあります。リンクの設定に応じて、予約直後にゲスト・同席者へ予約確定メールを、開催前にリマインドメールを自動送信することがあります（いずれも日時・参加URL・日程変更・キャンセル用リンクを記載します）。日程変更・キャンセル用リンクは、参加メンバーのカレンダーに登録される予定の説明欄にも記載されることがあります。ゲストによる日程変更・キャンセルの可否および期限はリンクの設定に従い、日程変更が行われた場合は関係者への通知・カレンダー予定の再登録を行います。予約が確定・キャンセルされた際は、参加メンバーにSlackのダイレクトメッセージで通知することがあります。予約リンクは推測が困難な形式で発行され、作成者・管理者はいつでも受付を停止できます。ゲストには社内メンバーの担当条件（グループ構成・優先順位）は表示されません。
カルチャー機能のミニアプリ（日程投票）では、幹事となる従業員が設定したイベントの候補日程に対し、参加者として選ばれた従業員がログインのうえ○△×で回答できます。投票のタイトル・候補日程・参加者、各参加者の回答（○△×）・コメント・回答日時を保存し、誰がどの日程を選んだかを同じ投票の幹事および参加者に表示するために利用します。幹事が投票を作成・参加者を追加した場合や開催日を決定した場合、対象の参加者にSlackのダイレクトメッセージでご案内をお送りすることがあります。幹事は投票を削除でき、削除すると参加者の回答も削除されます。
カルチャー機能のミニアプリ（資料共有）では、従業員がアップロードしたPDF資料を、共有リンクを知っている方がログインせずに閲覧できます。閲覧状況の把握のため、閲覧したページ・閲覧時間・閲覧回数、参照元、ブラウザ情報、IPアドレスをハッシュ化した値、および作成者が宛先ごとに発行したリンクの識別情報（宛先の名前・メモ）を記録し、作成者・管理者が資料ごとの閲覧分析として確認できます。資料の設定により、指定のページ以降を閲覧する際に閲覧者へお名前・メールアドレス（任意で会社名）の入力をお願いすることがあり、入力された情報は資料の提供元（契約企業）に共有され、閲覧管理・営業活動等のご連絡のために利用されます。閲覧ページには契約企業の設定に応じて会社ロゴを表示し、共有リンクは契約企業が設定したカスタムドメインで発行されることがあります。共有リンクは推測が困難な形式で発行され、作成者・管理者はいつでも公開を停止・削除できます。
資料共有機能は、サービスサイトからアカウント登録なしでもご利用いただけます。登録なしでアップロードされたPDF資料は当社のサーバーに保存され、アップロードした方に発行される管理用の専用リンクから、閲覧分析の確認・設定の変更・資料の削除ができます。閲覧状況の記録内容（閲覧したページ・閲覧時間・閲覧回数、参照元、ブラウザ情報、IPアドレスをハッシュ化した値、閲覧者が入力したお名前・メールアドレス等）は、ログインして利用する場合と同様です。登録なしの資料はアカウントに紐づかないため、管理用リンクを知っている方のみが管理できます。当社は、法令違反のおそれのある資料や長期間利用されていない資料を削除することがあります。
カルチャー機能のミニアプリ（バーチャルオフィス）では、従業員がログインのうえ2Dのオフィス画面に入室でき、在席中の状態（オフィス内での位置、マイクのオン・オフ、画面シェア中かどうか、入室時刻）を同じ契約企業内の在席メンバーに表示するために一時的に保存します。これらの在席情報は退出（最後の一人が退出した場合の戸締りを含みます）または一定時間の通信途絶により削除され、行動履歴として蓄積することはありません。会話の音声および共有された画面の映像は、利用者のブラウザ同士が直接通信する方式でやり取りされ、当社のサーバーを経由した保存・録音・録画は行いません。接続の確立に必要な情報のみを一時的に中継し、お届け後すみやかに削除します。入室にはブラウザのマイク利用許可が必要ですが、許可しない場合も入室自体は可能です。
カルチャー機能のミニアプリ（クイズ）では、出題者が作成したクイズに、参加リンク（QRコード）を知っている方が参加・回答できます。ログインした従業員は氏名で参加し、出題者が匿名参加を許可した場合は、ログインせずにニックネームのみで参加できます。参加者のニックネーム（または氏名）、選択した回答、回答までの所要時間を保存し、正解数および獲得ポイント（出題者が問題ごとに設定した配点の合計）にもとづくランキングおよび回答の分布（何人がどの選択肢を選んだか）を、同じクイズの参加者および出題者に表示するために利用します。出題者がグループ対抗戦を有効にした場合は、参加者が作成・選択したグループ名と所属も保存し、グループごとの獲得ポイント合計にもとづく順位を同じクイズの参加者および出題者に表示するために利用します。出題者が問題・選択肢・答え合わせ用に添付した画像は当社のサーバーに保存され、参加リンクを知っている方に表示されます（答え合わせ用の画像は、その問題の正解発表後に表示されます）。参加リンクは推測が困難な形式で発行され、出題中の問題の正解は締切前に参加者へ開示されません。参加者が日本語以外の表示言語を選んでいる場合、クイズのタイトル・問題文・選択肢をAIにより自動翻訳して表示することがあり、翻訳のためにこれらの内容を外部のAIサービス（OpenAI等）に送信します（参加者の氏名・回答内容は送信しません）。出題者はクイズや添付画像を削除でき、クイズを削除すると参加者の回答および添付画像も削除されます。
カルチャー機能のミニアプリ（アイスブレイク）では、幹事が作成したセッションに、参加リンク（QRコード）を知っている方が参加できます。ログインした従業員は氏名で参加し、幹事が匿名参加を許可した場合は、ログインせずにニックネームのみで参加できます。参加者のニックネーム（または氏名）、お題への回答、および「誰の回答か」の投票内容を保存し、回答をいったん投稿者を伏せて表示したうえで、発表後に投稿者名・投票の分布・正解数にもとづくランキングを、同じセッションの参加者および幹事に表示するために利用します。参加リンクは推測が困難な形式で発行され、発表前の回答の投稿者は参加者へ開示されません。幹事はセッションを削除でき、削除すると参加者の回答・投票も削除されます。
カルチャー機能のミニアプリ（イベント打刻）では、お客様が発行した連携用の鍵（APIキー）を使い、お客様の受付の仕組み（カードリーダー等）からイベント参加者のメールアドレスまたはICカードの番号（社員証・交通系ICカード等の識別番号）と打刻日時を受け取り、イベントごとの表に記録します。受け取ったメールアドレス、またはお客様がIT資産の端末として従業員に割り当てたカードの番号が契約企業の従業員と一致した場合は従業員・部署とひも付け、一致しない場合は「社外・未登録」（登録されていないカードは「未登録のカード」としてカード番号）として記録します。同じ方の打刻が短時間に重ねて届いた場合は、1件だけ記録します。当社が提供する受付アプリ（お客様のパソコンで動かすプログラム）は、カードの番号と打刻日時のみを送信し、カードに記録された利用履歴・残高等は読み取りません。送信できなかった打刻と送信の記録は、当該パソコン内に保存されます。メールアドレス・カード番号・打刻日時以外にお客様の仕組みから送られた項目（例: 受付番号・会場名）も、同じ表に記録します。お客様の受付の仕組みが、画面で作成していないイベント名（識別名）で打刻を送った場合は、その名前で初めて届いた時点でイベントと記録の表を自動で作成し、APIキーを発行した利用者（記録が無い場合は契約企業の管理者）を作成者とします。記録はノート機能の表として保存され、作成者と、作成者が共有した従業員が閲覧・編集できます。作成者はいつでも受付を停止でき、表の行や表そのものはノート機能から削除できます。
カルチャー機能のミニアプリ（従業員集計）では、作成者が選んだ対象者の条件（全員・部署・雇用形態・個別の追加と除外）にもとづき、契約企業の在籍中の従業員を1人1行とする表をノート機能の表として作成し、各行に従業員の氏名・部署・メールアドレスを表示します。対象者の入社・異動・退職にあわせて、表の行を自動で追加・整理します（回答済みの行は残します）。作成者が表に追加した項目について、対象の従業員がログインのうえ自分の行に回答した内容と回答日時を保存し、項目ごとの集計（人数・合計・平均等）に利用します。回答は、作成者と作成者がノート機能で共有した従業員が閲覧・編集できます。対象者が閲覧できる範囲は作成者の設定に従い、自分の回答のみ、自分の回答と集計、または同じ集計の対象者全員の回答のいずれかとなります。作成者の操作または設定（リマインドの間隔・時刻）にもとづき、未回答の対象者にSlackのダイレクトメッセージおよびChordOneのお知らせで回答のご案内をお送りすることがあります。ノート機能の既存の表を、編集できる従業員が同じ方法で従業員と連動させ、回答を集めることもできます。連動と回答の受付は表の設定から止めることができ、表はノート機能から削除できます。
性格診断機能では、従業員・候補者ご本人（または管理者による代理入力）が回答したアンケート（自己申告形式の設問への5段階の回答）に基づき、思考・行動の傾向を4分類・16タイプで判定した結果と、その回答内容を保存します。判定結果は相互理解・配置・育成の補助を目的とするものであり、採用・評価・処遇の可否をタイプ名のみで決定するために単独で用いることは想定していません。組織単位の集計（人材ポートフォリオ）は、個人の評価・序列化ではなく役割設計や組織理解の検討材料としてご利用いただくものです。
企業文化の認識診断機能では、従業員ご本人が「自分が思う企業文化」として回答したアンケート（自己申告形式の設問への5段階の回答）と、その判定結果（意思決定・成果と評価・リスク・伝え方の4軸によるタイプ分類）を保存します。回答内容は、自社が「何を評価する文化か」を可視化し、従業員同士の認識（匿名の集計）との差分（認識ギャップ）を把握するために利用します。従業員個人の回答が特定されないよう、組織内での比較・分布は一定人数以上が回答した場合にのみ匿名の集計として表示し、個人単位で結果を開示することはありません。本機能は組織理解・対話のきっかけづくりを目的とするものであり、個人の評価・処遇の判断に用いるものではありません。
サーベイ機能および社内ノートのデータベースでは、お客様の管理者が任意で送信先URL（お客様が管理する外部システム、または表計算・自動化ツール等）を設定した場合に限り、回答が送信されたとき、または行が作成・更新・削除されたときに、その内容（サーベイでは回答内容と回答者の従業員ID。匿名のサーベイや匿名で送られた回答では回答者は含めません）を当該URLへ自動送信します。送信先はお客様が指定・管理するものであり、当社がこの送信先を選ぶことはありません。設定は管理者がいつでも削除でき、削除後は送信されません。また、サーベイの回答依頼・リマインドは、管理者の操作によりSlackのほかメール（従業員に登録されたメールアドレス宛）で送ることがあり、送信の記録（送信先の従業員・日時・成否）を保存します。
開発組織文化の診断機能では、従業員ご本人が回答したアンケート（自己申告形式の設問への5段階の回答）と、その判定結果（目的・意思決定・速度・連携の4軸によるタイプ分類、およびAI活用度の傾向）を保存します。回答内容は、開発組織のカルチャーやAI活用状況を可視化し、チーム内の相互理解・対話に役立てることを目的とします。本機能は組織理解のための補助であり、個人の評価・処遇の判断に用いるものではありません。
当社は、法令に基づく場合、本人またはお客様企業の同意がある場合、サービス提供に必要な委託先へ必要最小限の範囲で提供する場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
当社は、クラウドインフラ、メール配信、認証、決済、アクセス解析、第三者生成AIモデル、カスタマーサポート等のために、当社が選定する外部サービス・委託先を利用する場合があります。 主要な委託先・利用サービスの所在地は日本国内または米国を想定しており、外国にある第三者へ個人データを提供する際は法令に基づき必要な保護措置を講じます。委託先には必要な安全管理措置を求めます。 クレジットカード情報は決済代行サービス上で処理され、当社はカード番号等の完全な決済情報を直接保存しません。
アクセス解析に伴う外部送信の詳細は、外部送信についてをご確認ください。
当社は、取得した情報について、不正アクセス、漏えい、滅失、毀損、改ざんを防止するため、 アクセス制御、認証、暗号化、ログ管理、権限管理など、合理的な安全管理措置を講じます。
当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間、情報を保存します。 お客様から削除、連携解除、アカウント削除の依頼があった場合、法令上保存が必要な情報を除き、合理的な範囲で対応します。 社内ノートをゴミ箱へ移したページは、約30日後に完全に削除されます（コメントおよび当該ページへの社外ゲスト招待を含みます）。 連絡停止や保有情報の削除をご希望の場合は、info@chordone.jp までご連絡ください。
ご本人またはお客様企業から、個人情報の開示、訂正、利用停止、削除等の請求があった場合、 本人確認または適切な権限確認を行ったうえで、法令に従い対応します。
人材紹介事業者のエージェントが当社の Chrome 拡張機能（ChordOne Sourcing）で LinkedIn・Wantedly 等の媒体のあなたのプロフィールを開いただけでは、氏名・経歴等は保存されず、 復元できない形の識別子と閲覧の日時のみが記録されます。 なお、専用の読み取りに対応していない媒体（人材データベース等）では、表示中のプロフィールの項目を読み取るため、画面に表示されている文字を当社のサーバーへ送信し、外部の生成AIサービスで項目を抽出することがあります。送信した文字は読み取りのためにのみ利用し、保存しません（生成AIサービスの学習にも利用させません）。読み取れなかった場合は、読み取り方法の改善のため、画面の構造（要素の種類・見出しの決まった文言のみ。氏名・経歴等の文字は含みません）を保存することがあります。 エージェントが「CRMに保存」を押した場合、またはスカウト文面の作成・メッセージの送信等をした場合に限り、 第6項に記載のとおり、媒体に公開されている項目（氏名、プロフィールのURL、肩書、勤務先、所在地、見出し・自己紹介、学歴・職歴、スキル、プロフィール写真の所在）が、 当該エージェントの属するワークスペースの候補者CRMに保存されます。 利用目的は、エージェントが同じ方への重複した連絡を避けること、担当する求人との照合結果や公開情報にもとづく年収の目安を表示すること、および候補者CRMでの連絡の管理です。 この情報は当該ワークスペースのエージェントのみが閲覧でき、あなたの勤務先その他の第三者に開示・販売することはありません。
記録の削除・利用停止をご希望の場合は、件名を「候補者情報の削除依頼」として、対象となるプロフィールのURL（例: https://www.linkedin.com/in/…）を info@chordone.jp までお送りください。ご本人であることを確認したうえで、すべてのワークスペースから当該プロフィールに関する記録（候補者CRMの記録・添付ファイル・顔写真・連絡の記録・年収の推定の記録）を削除し、完了をお知らせします。 削除後も、エージェントが再びあなたのプロフィールを開いた場合には新たに記録されることがあります。
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