プライバシーポリシー

1. 取得する情報

当社は、ChordOneの提供に必要な範囲で、以下の情報を取得する場合があります。

• アカウント情報: 氏名、メールアドレス、所属組織、権限、ログイン情報
• 従業員情報・採用管理情報: 所属、役職、雇用形態、入退社情報、自己紹介、プロフィール写真、自由記述・選択式の従業員プロフィール項目、採用チームの役割、リファラル申請、推薦者に表示する推薦候補者の選考ステージ・次回面接・担当者・採用ステータス、求人の勤務地住所・勤務形態、郵便番号検索による住所補完に必要な郵便番号、公開求人ページおよび応募フォームで入力・アップロードされる候補者情報、既存求人URLから読み取る求人票本文・見出し・募集条件・求人画像、ビズリーチ、Wantedly、doda、マイナビ転職、エン転職、Green、YOUTRUST等の採用媒体連携により取得する応募者情報、応募イベント、媒体プロフィールURL、応募求人名・外部求人ID、外部媒体フォームへ転記するために抽出・確認された求人項目、媒体URL、反映状態、差分、操作手順、操作ログ、候補者書類、候補者が提供したSNS・ポートフォリオリンク、履歴書や公開プロフィールから読み取られる候補者情報、職歴、学歴、資格、要約、候補者の給与・希望条件等を含む限定公開情報、エージェント企業名・担当者アカウント・契約書情報、エージェント企業のホームページURL、ホームページ等の公開情報から取得・抽出した会社概要、エージェント企業の強み・得意職種等のプロフィール情報、候補者・エージェントとの採用関連メールの送受信内容および関連スレッド識別情報、面接日程候補・予約情報、面接ノート、面接録音、文字起こし、議事録、評価・サーベイ運用に必要な情報
• カルチャーデック・公開資料情報: アップロードされたPDF資料、タイトル、説明、公開URL、バージョン情報、埋め込み設定、メール共有用リンク、リンク送信先情報
• 契約・文書管理情報: アップロードまたは連携により取得した契約書、請求書、領収書等の文書、文書名、保存場所、取引先、金額、締結日、発行日、支払日、支払期限等の抽出メタデータ
• 利用情報: 操作履歴、アクセスログ、ログイン・セッション開始、機能利用状況、サブスクリプション単位の利用集計、利用端末、ブラウザ、IPアドレス、公開求人ページ・公開資料のクリック、閲覧ページ、閲覧時間、参照元、プレビュー表示、埋め込み表示やメールリンク経由の閲覧イベント、Cookie等により取得されるサービスサイトの閲覧情報、サービスサイト上のスクロール深度、記事の滞在時間、CTA表示・クリック、資料ダウンロードフォーム送信等のイベント情報、リンクに付与されるUTMパラメータ等のキャンペーン情報
• 連携サービス情報: Slack、Google Workspace、Zoom、SmartHR、freee、ビズリーチ、Wantedly、doda、マイナビ転職、エン転職、Green、YOUTRUST等から許可範囲内で取得する情報（Gmail等のメール同期に必要な送受信情報、採用関連メールスレッドの識別子、Google Calendarの空き状況確認に必要な予定情報、Google CalendarやZoomに作成する面接予定に含まれる候補者・求人・面接情報、採用媒体連携に必要な管理者認証情報、API連携がないSaaS向けブラウザ代理連携に必要な管理者ログインURL・管理者ID・暗号化保存したパスワード、ブラウザ操作の実行結果・操作ログ、Webhookトークン、同期状態、取り込みログ、APIが提供されていない媒体の管理画面操作に必要な接続状態や操作結果を含みます）
• パルスサーベイ・コンディション情報: 利用者および従業員が回答したサーベイのスコア・選択肢、自由記述、回答日時、対象期間、エンゲージメント指標、心理的安全性・コンディションのトレンド、AI による要約および離職兆候・優先ケア対象等の推定結果
• 評価・目標管理情報: 評価サイクル、評価対象者、対象外理由、評価サイクル開始時の基準として参照する組織図スナップショット、全社・部門・個人目標、目標の下書き・確認・申請・承認・差戻し・確定の履歴、評価スコア、コメント、通知・リマインダーの送信状況
• SaaS・端末・契約情報: 連携または利用者が入力した SaaS アカウント、利用権限、利用料金、契約期間、貸与端末、ライセンス、退職時の回収状況、契約書・請求書・領収書の文書および AI による抽出メタデータ
• AI 関連情報: 利用者がアップロード・入力した文書・テキストに対する第三者生成 AI モデルへの入力内容、生成結果、利用者の編集履歴、入力に伴うトークン使用量等の利用統計
• 請求情報: 契約プラン、利用人数、請求金額、支払い方法、請求書・決済処理に必要な情報
• 問い合わせ・資料ダウンロード情報: お問い合わせ内容、サポート対応履歴、サービスサイトの問い合わせフォーム・資料ダウンロード（リードマグネット）フォームから取得するお名前、会社名、メールアドレス、従業員数、役割、検討フェーズ、関心モジュール、相談内容、送信元 URL、キャンペーン情報

2. 利用目的

取得した情報は、以下の目的で利用します。

• ChordOneの提供、本人確認、認証、権限管理のため
• 従業員管理、組織図、採用管理、公開求人ページの表示・検索・応募受付・閲覧分析、既存求人URLからの求人票下書き作成、採用媒体からの応募者自動取り込み、求人マッピング、応募経路管理、外部媒体フォームへ求人票を転記するための項目抽出、差分確認、利用者承認に基づく入力支援、反映履歴の確認、カルチャーデック等の公開資料の表示・埋め込み・バージョン管理・閲覧分析、候補者の限定公開情報の権限管理、履歴書・職務経歴書・SNSリンク等からの候補者情報、職歴、学歴、要約等の補助的な読み取りと保存、従業員からのリファラル申請受付および推薦者向け進捗表示、ATS専用エージェントアカウントの発行・管理、エージェント企業プロフィールおよび契約書管理、エージェント企業ホームページ等の公開情報からの会社概要取得、同一エージェント企業を登録する利用企業間でのURL・公開抽出情報の共通表示、候補者・エージェントへの採用連絡および採用関連メールスレッドの同期、候補者による面接日時予約、面接ノートの記録・共有、同意を得た面接録音の保存、文字起こし、議事録作成、評価、サーベイ、称賛、フィードバック、IT/SaaS管理、契約・文書管理機能を提供するため
• API が提供されていない採用媒体・SaaS の管理画面に対する利用者承認に基づく自動操作（求人票の入力・保存、応募者一覧の取得、SaaS アカウントの棚卸し等）と、その実行結果・操作ログ・差分の表示・監査のため
• 第三者生成 AI モデル（OpenAI 提供モデルおよび AWS 上のマネージド AI サービス等）を用いた、求人票・候補者情報・契約書等の項目抽出、要約、タグ付け、媒体別フォーマットへの再構成、職種カテゴリ・雇用形態・スキルタグの推定、サーベイ自由記述の要約、優先ケア対象・離職兆候の推定、評価運用レポートおよび次のアクション提案のため
• 外部サービス連携、郵便番号検索による住所補完、面接予定作成、データ同期、通知、リマインダー、レポート作成のため
• サービスの改善、機能利用状況・DAU・DAS等の分析、不具合調査、セキュリティ確保、不正利用防止のため
• ChordOne サービスサイト上のお問い合わせ対応、資料ダウンロード（リードマグネット）に対するメール送付、関連情報（プロダクト更新、サービス・資料のご案内）の連絡のため
• サービスサイト上の閲覧傾向・スクロール深度・記事滞在時間・CTA 表示およびクリック・資料ダウンロード等の集計分析と、コンテンツ改善のため
• 重要なお知らせ、契約・請求・運用上の連絡のため
• 無料期間、有料プラン、請求書払い、クレジットカード決済、利用制限等の管理のため

2-2. AI モデルへの入力と再学習の取り扱い

当社は、本サービス上で利用者がアップロードまたは入力した文書、テキスト、サーベイ回答、メール本文、音声・文字起こし等を、 業務効率化のために第三者の生成 AI モデルへ入力する場合があります。 これらの第三者モデル提供者との契約により、利用者の入力情報および当該入力に対する応答が、提供者側のモデル再学習に利用されないことを担保した上で利用しています。 機微情報、特別取扱い情報、機密保持義務のある第三者情報を入力する場合は、利用者または契約企業の責任で適切な範囲をご判断ください。 AI による生成・要約・推定の結果は補助情報であり、最終的な内容確認・公開判断・人事判断は利用者または契約企業が行うものとします。

2-3. API 非対応媒体・SaaS の管理画面自動操作

API が提供されていない採用媒体（YOUTRUST・Wantedly・ビズリーチ等の一部機能）および一部の SaaS については、利用者の承認のもと、 当社のバックエンドコネクタが媒体側ログイン情報を契約企業の権限で保持し、媒体管理画面に対して求人票の入力・保存・応募者一覧の取得・SaaS アカウントの棚卸し等の自動操作を補助する場合があります。 保管するログイン情報は暗号化して管理し、操作は IT 管理者権限を持つ利用者のみが設定・実行できます。 媒体・SaaS 側のレート制限、アカウントロック、サービス利用規約への適合性については、契約企業の責任で確認・運用するものとします。

2-4. 管理者による代理ログイン（デバッグ機能）

契約企業から代理ログイン権限を付与された管理者は、トラブルの確認・調査・サポートを目的として、 同じ契約企業（ワークスペース）内の他の利用者のアカウントに一時的に切り替えて、その利用者と同じ画面・操作を確認できる場合があります。 この権限は当社の管理コンソールからのみ付与・解除され、代理ログイン中であることは画面上部のバナーで常に表示されます。 代理ログインの開始・終了、および代理ログイン中の操作は監査ログに記録されます。本機能は確認・調査・サポートの目的の範囲内でのみ利用されます。

3. Slack連携データの取り扱い

ChordOne Slackアプリをインストールした場合、当社はお客様が承認した権限の範囲内で、 Slackワークスペース、チャンネル、ユーザー、プロフィール、メッセージ活動、リアクション等の情報を取得する場合があります。

これらの情報は、ChordOneの通知、サーベイ配信、リマインダー、称賛・カルチャー施策、 Slackユーザーと従業員情報の紐付け、組織状態の可視化、SaaSアカウント管理のために利用します。 Slackから取得した情報を、不要な広告配信や第三者への販売目的で利用することはありません。

4. Cookie等およびアクセス解析ツール

当社は、サービスサイトの利用状況を把握し、表示内容や導線を改善するため、Cookie等を利用する場合があります。 Cookie等により取得される情報には、閲覧ページ、閲覧日時、参照元、利用端末、ブラウザ、IPアドレス等が含まれます。

当社は、アクセス解析ツールとしてGoogle Analyticsを利用します。 Google AnalyticsではCookie等を利用して利用状況を収集・分析します。 Googleによるデータの取り扱いについては、Googleのポリシーをご確認ください。 ブラウザの設定によりCookieを無効にすることもできますが、その場合、一部の表示や機能が正しく動作しないことがあります。

5. 第三者提供と委託

当社は、法令に基づく場合、本人またはお客様企業の同意がある場合、サービス提供に必要な委託先へ必要最小限の範囲で提供する場合を除き、 個人情報を第三者に提供しません。

クラウドインフラ（AWS 等）、メール配信、認証、決済、アクセス解析（Google Analytics 等）、第三者生成 AI モデル（OpenAI 提供モデル、AWS 上のマネージド AI サービス等）、郵便番号検索、採用媒体からの応募者取り込み、外部媒体管理画面の自動操作、カスタマーサポート等のために、当社が選定する外部サービス・委託先を利用する場合があります。 主要な委託先・利用サービスの所在地は日本国内または米国を想定しており、外国にある第三者に個人データを提供する際は、法令に基づき必要な保護措置を講じます。 委託先に対しては、必要な安全管理措置を求めます。 クレジットカード情報は決済代行サービス上で処理され、当社はカード番号等の完全な決済情報を直接保存しません。

利用者が ChordOne 上で承認した範囲で、外部採用媒体（YOUTRUST・Wantedly・ビズリーチ等）への求人転記時には、媒体側に求人タイトル・職種カテゴリ・募集要項・募集条件等を入力します。 また、利用者が連携した連絡先（候補者・エージェント・社内利用者）に対するメール送信のため、メール配信事業者を利用する場合があります。

6. 安全管理

当社は、取得した情報について、不正アクセス、漏えい、滅失、毀損、改ざんを防止するため、 アクセス制御、認証、暗号化、ログ管理、権限管理など、合理的な安全管理措置を講じます。 API連携がないSaaS向けブラウザ代理連携で保存する管理者認証情報は暗号化して保管し、操作はIT管理者権限を持つ利用者のみが設定・実行できます。

7. 保存期間と削除

当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間、情報を保存します。 お客様から削除、連携解除、アカウント削除の依頼があった場合、法令上保存が必要な情報を除き、合理的な範囲で対応します。 ChordOne サービスサイトのお問い合わせ・資料ダウンロードフォームから取得した連絡先情報は、対応完了後または最終接触から原則 24 ヶ月を目安に削除・匿名化します。 連絡停止のご希望は info@chordone.jp までご連絡いただければ、配信停止と保有情報の削除を承ります。

8. 開示・訂正・削除等の請求

ご本人またはお客様企業から、個人情報の開示、訂正、利用停止、削除等の請求があった場合、 本人確認または適切な権限確認を行ったうえで、法令に従い対応します。

9. お問い合わせ

本ポリシー、個人情報の取り扱い、Slack連携データの削除、外部サービス連携の解除については、以下までお問い合わせください。

10. 改定

当社は、法令変更、サービス内容の変更、運用上の必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。 重要な変更がある場合は、サービス上または適切な方法でお知らせします。