来客受付をQRで効率化する方法｜無人受付システムの選び方とSlack通知の運用

受付対応は「見えにくいコスト」

来客対応は、専任の受付担当を置いていない会社ほど負担が分散します。インターホンや内線が鳴るたびに近くの人が席を立ち、担当者を探し、対応できなければ別の人に頼む——一回あたりは数分でも、人数と頻度を掛けると無視できない時間になります。

さらに、担当者が会議や外出で不在のときは来客をお待たせしてしまい、第一印象にも影響します。誰がいつ来訪したかの記録が残らなければ、セキュリティや後追い確認の面でも不安が残ります。これらはどれも「仕組みがないこと」が原因で、QRを使った無人受付で大半を解消できます。

QRによる無人受付とは

QR受付は、受付に掲示したQRコードを来客がスマートフォンで読み取り、画面の案内に沿って受付を完了する仕組みです。基本的な流れはシンプルです。

1. QRを読み取る：来客が受付に置かれたQR（またはタブレット）から受付画面を開きます。
2. 宛先を選ぶ：「担当者を呼ぶ」「部署を呼ぶ」「宅配・郵便」などから選び、会社名・氏名・人数を入力します。
3. 担当者へ通知：選ばれた担当者・部署のSlackなどへ、来客情報がすぐに届きます。
4. 未対応は自動再通知：一定時間対応がなければ、バックアップの担当へ自動でエスカレーションします。

受付用の専用機やアプリのインストールを来客に求めず、自分のスマホで完結できる点が、来客・自社の双方にとって負担が小さい方式です。

無人受付システムの選び方（7つの観点）

「受付できる」だけなら多くの製品が対応しています。実運用で差が出るのは次の7点です。

※ とくに「自動エスカレーション」と「複数拠点対応」は、導入後の取りこぼし・運用負荷に直結します。デモの段階で必ず確認しましょう。

導入の進め方

1. 受付の宛先メニューを決める

「担当者を呼ぶ／部署を呼ぶ（面接・総合受付）／宅配・郵便」など、来客の種類に合わせた入口を設計します。多すぎると迷うので、3〜4種類に絞るのがおすすめです。

2. 通知先とエスカレーションを設定する

各宛先のSlack通知先と、未対応時の再通知先・時間を決めます。担当者を従業員情報とひも付けておけば、通知先は自動で設定できます。

3. 受付QR（ポスター）を設置する

受付場所ごとにQRを発行し、案内文を添えたポスターを掲示します。拠点が複数あるなら、場所ごとにQRを分けておきます。

4. 数件テストしてから本運用へ

社内メンバーで「受付→通知→対応→再通知」を一巡テストし、文言や再通知時間を調整してから来客に開放します。

運用を定着させるコツ

• 再通知の時間は短め（3〜5分）から：長すぎると放置に気づけません。運用しながら調整します。
• 宛先は「迷わせない」：来客が一目で選べる言葉にします（例：「面接の方はこちら」）。
• 共有チャンネルにも通知：個人だけでなく受付用チャンネルへ流すと、誰かが必ず気づけます。
• 来訪記録は定期的に確認：月次でCSVを見て、ピーク時間帯や対応漏れの傾向を把握します。

来訪記録とプライバシーの扱い

来訪記録は、来客の会社名・氏名・人数・日時といった個人情報を含みます。便利な一方で、保管期間や利用目的をあいまいにしたままにしないことが大切です。

• 目的を明確に：セキュリティ確認・来訪状況の把握など、記録の利用目的を定めておく。
• 保管期間を決める：必要以上に長く持たない。CSV出力後の取り扱いルールも決める。
• アクセス権を限定する：来訪記録を見られる担当者を絞る。

運用ルールは、自社のプライバシーポリシーや就業規則と整合させて整理してください。

ChordOne の入館管理で実現する

ChordOneの入館管理・来客受付は、ここまで挙げた要件を1つの機能で満たします。受付に置いたQRを来客が読み取り、宛先（担当者・部署・宅配/郵便）を選ぶと、担当者のSlackへ即通知。一定時間対応がなければバックアップへ自動で再通知します。

• 来客のスマホで完結する無人受付（タブレット運用も可）。
• 受付場所ごとにQRを発行でき、複数拠点・フロアに対応。
• 受付画面の文言・宛先メニュー・受付ポスターを自由に編集（AI作成にも対応）。
• 来訪記録を自動蓄積し、期間指定でCSVダウンロード。
• 従業員・部署情報と連携し、担当者を選ぶだけで通知先を自動設定。

入館管理は、従業員台帳・組織図・情シス管理などと同じChordOne上にあるため、受付のためだけにツールを増やす必要がありません。詳細は 入館管理・来客受付、費用の目安は 料金ページ をご覧ください。

よくある質問（FAQ）