AI議事録の作り方｜録音・文字起こし・要約・共有を自動化する実務ガイド
AI議事録を導入しても、全文の文字起こしが保存されるだけでは会議後の仕事は減りません。必要なのは、決まったこと・次に動く人・期限がすぐわかり、必要な相手へ安全に共有される状態です。選び方から会議前後の手順、社内ルール、すぐ使えるひな形まで整理します。
この記事の要点
- AI議事録は「録音→文字起こし→要約」だけでなく、決定事項・担当タスク・保存先まで一続きで選びます。
- 会議に専用の参加者を追加する方式と、利用者がChrome拡張機能から録音する方式があります。
- 録音前の同意、既定の非公開設定、保存期限、誤認識の確認者を決めると安全に定着します。
- Google Meet・Zoom・Microsoft Teamsをまたいで使う場合は、会議サービスごとの設定差が少ない方法が向きます。
AI議事録で自動化できること
AI議事録の役割は、音声を文章に変えることだけではありません。会議後に発生する「記憶をたどる」「担当者へ確認する」「手作業で共有する」を減らすことが目的です。
| 作業 | 手作業 | AI議事録 |
|---|---|---|
| 記録 | 話を聞きながら要点を入力 | 会議音声を録音し、文字起こし |
| 整理 | 終了後に要約と決定事項を編集 | 要約・決定事項・次の行動を自動整理 |
| 確認 | 記憶や個人メモを照合 | 全文から発言を確認 |
| 共有 | メールやチャットへ転記 | 指定したノートや候補者情報へ保存 |
ただし、AIの要約は最終確定ではありません。重要な金額、期限、採用判断、人事上の決定は、担当者が文字起こしや録音内容と照らして確認します。
会議前・会議中・会議後の流れ
会議前：保存先と公開範囲を決める
社内定例、顧客商談、採用面接では、必要な共有範囲が違います。毎回迷わないよう、会議の種類ごとに既定を決めます。
- 社内定例：チームの議事録フォルダへ保存し、関係者へ共有
- 採用面接：候補者の選考履歴へ保存し、採用担当者だけが確認
- 1on1・人事面談：作成者だけに保存し、必要な内容だけ別途共有
- 顧客商談：案件フォルダへ保存し、社外秘情報の扱いを確認
会議中：録音を伝え、同意を確認する
「記録と議事録作成のため録音します。社内の関係者だけで共有します」のように、目的と共有先を会議冒頭で伝えます。録音開始前に確認できる画面があるツールを選ぶと、担当者ごとのばらつきを減らせます。
会議後：決定事項と次の行動だけは人が確認する
全文を最初から読み直す必要はありません。決定事項、担当者、期限、数値、固有名詞を優先して確認し、必要なら修正します。その後、会議参加者や関係者へリンクを共有します。
実務で使える議事録テンプレート
議事録は、次の順序にすると会議へ参加していない人も判断しやすくなります。
1. 日時・参加者・会議の目的
2. 3行の要約
3. 決定事項
4. 未決事項
5. 次の行動（担当者・期限）
6. 話題ごとの記録
7. 全文の文字起こし
「全文の文字起こし」を最上部に置くと、読み手は結論を探す必要があります。判断に使う情報を上に、確認用の全文を下に置くのがポイントです。
AI議事録ツールの選び方：7つの確認項目
- 会議サービス：Google Meet・Zoom・Microsoft Teamsなど、日常的に使う環境へ対応しているか。
- 録音方法：会議へ専用の参加者を追加するか、利用者のブラウザから録音するか。
- 整理内容：全文だけでなく、要約・決定事項・担当タスクを分けられるか。
- 保存先：議事録が個人の一覧で終わらず、社内Wikiや候補者情報につながるか。
- 公開範囲：自分だけ、社内、指定メンバーを会議ごとに選べるか。
- 検索：過去の議事録を題名と本文から探せるか。
- 料金：議事録単体ではなく、ノートや人事・採用管理を含む総額で比較できるか。
特に見落とされやすいのが保存先です。文字起こしが別サービスに積み上がるだけでは、社内Wiki・候補者管理・案件管理への転記が残ります。
安全に運用するために決めること
- 録音の目的と共有先を会議の冒頭で伝える
- 同意が得られない場合は録音せず、手書きメモへ切り替える
- 1on1、人事面談、健康情報を含む会議は既定を非公開にする
- 社外秘・個人情報が含まれる議事録の共有先を限定する
- 重要な決定事項は担当者が確認してから共有する
- 不要になった録音・議事録の保存期間を決める
録音できることと、録音してよいことは別です。参加者への説明と、内容に応じた共有範囲をセットで運用します。
AI議事録を導入しても使われない3つの原因
1. 全文が長く、結論が見つからない
要約、決定事項、次の行動を先頭へ置きます。全文は根拠を確認するときのために残します。
2. 保存場所が会議ごとに違う
社内会議、採用面接、顧客商談ごとに既定の保存先を決めます。個人の録音一覧へ放置しないことが重要です。
3. 録音への不安が残る
同意確認、公開範囲、保存期間が曖昧だと利用が止まります。「誰が読めるか」を録音前に確認できる状態にします。
ChordOneの議事録でできること
ChordOneでは、Chrome拡張機能からGoogle Meet・Zoom・Microsoft Teamsのブラウザ版会議を録音し、AIが文字起こしと議事録を作成します。会議へ専用の参加者を追加せず、利用者自身が録音を開始する方式です。
- 録音開始前に、参加者の同意を確認
- 要約、決定事項、次の行動、参加者、全文を整理
- 新しい議事録は既定で「自分のみ」に保存
- 社内全員への共有や、保存先フォルダを会議ごとに変更
- 採用候補者との会議も、既定では議事録ノートへ保存
- 作成された議事録をChordOne Noteで検索・編集
必要なときだけ、録音画面から採用候補者の選考履歴にも残せます。同じ時間に1on1がある場合は、議事録ノートがその1on1に自動で紐づきます。
会議中の録音画面は、ノートまたは採用管理が有効なワークスペースで利用できます。Chrome上のブラウザ版会議が対象で、Zoom・Microsoft Teamsのデスクトップアプリ、モバイルブラウザには対応していません。
AI議事録についてよくある質問
Q. 会議に専用の参加者を追加しないと使えませんか？
製品によります。ChordOneはChrome拡張機能から利用者自身が録音するため、会議へ専用の参加者を追加しません。
Q. Google Meet以外でも使えますか？
Chromeで開くGoogle Meet、Zoom、Microsoft Teamsのブラウザ版に対応しています。Zoom・Microsoft Teamsのデスクトップアプリやモバイルブラウザは対象外です。会議中の録音画面を使うには、ワークスペースで採用管理機能が有効になっている必要があります。
Q. 録音前に同意は必要ですか？
必要です。録音の目的と共有先を伝え、参加者の同意を確認してから開始してください。
Q. 議事録は自動で全社公開されますか？
ChordOneでは既定で作成者だけが見られる状態から始まります。必要に応じて社内全員へ変更できます。
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編集部メモ
この記事はAI議事録の一般的な選び方と、ChordOneの2026年8月21日時点の仕様に基づいています。文字起こし・要約の精度は、音声品質、話者の重なり、固有名詞などによって変わります。録音時は参加者への説明と同意確認を行ってください。
確認資料
- ChordOne Note 機能紹介
ノート、共有、検索、料金の説明。
- ChordOne プライバシーポリシー
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