契約・文書実務解説Infographic
契約書・請求書がメールに埋もれる問題を解決するには
契約書、請求書、領収書がメールやフォルダに分散すると、必要な時に探せず、更新期限や支払い確認も遅れます。文書情報を構造化することが第一歩です。
この記事の要点
- 契約書を整理し、担当者・期限・参照先を決めることが重要です。
- 請求書を整理し、担当者・期限・参照先を決めることが重要です。
- メールを整理し、担当者・期限・参照先を決めることが重要です。
- 検索を整理し、担当者・期限・参照先を決めることが重要です。
まず押さえたい考え方
契約書、請求書、領収書がメールやフォルダに分散すると、必要な時に探せず、更新期限や支払い確認も遅れます。文書情報を構造化することが第一歩です。
ポイントは、情報を集めることだけではありません。誰が、どのタイミングで、どの情報を更新し、次の業務にどう渡すかまで決めることです。
運用で見るべき流れ
契約書の状態を明確にし、担当者と更新タイミングを決めます。
請求書の状態を明確にし、担当者と更新タイミングを決めます。
メールの状態を明確にし、担当者と更新タイミングを決めます。
検索の状態を明確にし、担当者と更新タイミングを決めます。
確認チェックリスト
| 項目 | 確認すること | 狙い |
|---|---|---|
| 契約書 | どこで管理するか、誰が更新するかを決める | 更新漏れや二重管理を防ぐ |
| 請求書 | どこで管理するか、誰が更新するかを決める | 更新漏れや二重管理を防ぐ |
| メール | どこで管理するか、誰が更新するかを決める | 更新漏れや二重管理を防ぐ |
| 検索 | どこで管理するか、誰が更新するかを決める | 更新漏れや二重管理を防ぐ |
| 更新期限 | どこで管理するか、誰が更新するかを決める | 更新漏れや二重管理を防ぐ |
ツール選定では、前後の業務まで見る
単体の機能だけを見ると、導入後に別の表やツールが残りやすくなります。前後の業務と同じ従業員情報を使えるか、関連する部門が同じ画面で確認できるかを見ておくと、運用の手戻りを減らせます。
20人まで無料で、部門から始められます
記事で整理した課題を、ChordOneのワークスペースで小さく試せます。料金の目安は料金シミュレータで確認できます。
編集部メモ
この記事は、既存の実務課題とChordOne Mag.内の関連記事をもとに、読者が確認しやすいように図解とチェックリストを追加して再整理しています。
引用・参考資料
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- ChordOne サービスサイト
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