PCログと打刻の乖離はなぜ起きるのか｜客観的記録として使うための線引き

前提：PCログは法令上「客観的な記録」に含まれる

2019年4月から、労働安全衛生法第66条の8の3により、企業規模を問わず全ての労働者（高度プロフェッショナル制度の適用者を除く）について労働時間の状況を把握することが義務づけられています。その方法は労働安全衛生規則第52条の7の3で「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」と定められており、PCの使用時間の記録は明文で挙がっています。記録は3年間の保存義務があります。

厚生労働省が平成29年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、始業・終業時刻の確認は、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎とすることが原則とされています。自己申告制は例外的な扱いで、自己申告と客観的記録に著しい乖離があるときは実態調査が求められます。

つまりPCログの利用そのものは制度上むしろ推奨される側です。問題はその先、ログをどう労働時間に翻訳するかにあります。

乖離が起きる5つの原因

実務で見つかる乖離は、その意味がまったく違うものが混ざっています。同じ「打刻より2時間長い」でも、対応は正反対になります。

上の2つ——未申告の残業と電源の消し忘れ——はログの上ではまったく同じ形に見えます。どちらも「退勤打刻の後にPCが動いている」です。ここを機械的に処理すると、消し忘れが残業として計上されるか、逆に残業が消し忘れとして切り捨てられるかのどちらかになります。

「点いている」と「使っている」は別物：23時間の勤務が生まれる仕組み

ログオン・ログオフ・ロック・スリープだけを見る設計には、はっきりした穴があります。ロックもスリープもせずに画面を点けたまま帰った場合、次の合図が翌朝まで来ません。

私たちが自社の勤怠機能でこの実装をしたとき、まさにこれが起きました。朝9時にログオンし、帰宅後もPCを点けっぱなしにした翌朝の状態を検証したところ、在席時間として23時間が記録されました。「16時間を超えたら打ち切る」という上限を入れてあったつもりでしたが、超過時に「最後の生存確認（ハートビート）まで戻す」処理にしていたため、電源が入っていれば夜通し届き続けるハートビートによって、同じくらい遅い時刻に置き換えていただけでした。

解は「無操作の検知」

この穴を根本的に塞ぐには、電源の状態ではなく入力の有無を見る必要があります。macOSもWindowsも、OSが「最後の入力から何秒経ったか」という数値を返す仕組みを持っています。

• macOS：IOKit の HIDIdleTime
• Windows：GetLastInputInfo()

重要なのは、これらが返すのは経過秒数という数値ひとつだけだということです。何を打ったか、どのアプリだったか、どんな画面を見ていたかは一切含まれません。キーロガーとは仕組みからして別物で、記録される情報の粒度は「ログオンした」「ロックした」と変わりません。従業員への説明も、この一点を軸にすると通ります。

分からない時刻を、それらしい数字で埋めない

乖離を扱ううえで最も事故が起きやすいのが、推定値を確定値のように見せてしまうことです。

「退勤時刻が分からないので、とりあえず最後のログの時刻を入れておく」という処理は、その場では動きますが、後から「なぜこの時刻なのか」を誰も説明できなくなります。労働時間の記録は法定の保存書類で、労基署の調査や未払い賃金の請求で根拠を問われる可能性があるものです。

設計としては次のように分けるのが安全です。

• 終わり方が明確な区間（ログオフ・ロック・シャットダウン）→ 退勤の根拠に使える
• 上限で打ち切った区間（16時間など）→ 退勤の根拠にしない。「不明」と表示して本人に入力してもらう
• 終了の記録が無い区間（クラッシュ・電源断）→ 同じく「不明」として扱う

画面に「16時間で打ち切りました。実際の退勤時刻を入力してください」と出るほうが、それらしい数字が入っているより誠実で、後から揉めません。

乖離は非対称に扱う

これは制度上の要請というより、事実として正しくあるための線引きです。

「打刻より長くPCが動いていた」は、労働時間が過少に記録されている可能性を示します。サービス残業はまさにこの形で起きますし、労働基準監督署が見るのもここです。乖離を放置し、過少申告や未申告の残業が常態化していると、是正勧告や指導の対象になり得ます。

一方で「打刻はあるがPCが動いていない」から、働いていなかったとは言えません。終日の会議、来客対応、外出、研修、現場作業、紙の業務——どれもPCには現れません。営業職や製造現場では、そもそもPCの前にいる時間のほうが少ない職種もあります。

自動打刻にしてよいか

結論から言うと、自動で確定させることは推奨しません。理由は2つあります。

1つは、労働時間の記録が法定書類だからです。自動確定にすると、誤った値がそのまま記録に残り、後から一括で直すことになります。

もう1つは、PCを開いた時刻と働き始めた時刻が一致しないことが多いからです。朝にメールだけ確認してから通勤する人、会議室から始業する人、私物と業務用で端末を使い分ける人——どれも珍しくありません。

現実的な形は「提案 → 本人が確認して確定」です。

1. ログから出勤・退勤・休憩の候補を作る
2. 本人の打刻画面に候補として出す
3. 合っていればそのまま承認、違えば時刻を直して承認
4. 確定した打刻には「PCの利用記録から」という根拠を残す

この形なら、打刻忘れの救済としても機能し、確定の責任も本人に残ります。承認の一手間が入るぶん、「知らないうちに勤怠が付いていた」という不信も生まれません。

導入前に決めておく4つのこと

技術より先に、文書で決めておくべきことがあります。導入後に「聞いていない」となる事故が最も重いためです。

1. 就業規則または労使協定への記載。PCの利用記録を勤怠管理に用いる旨を明記します。
2. 記録範囲の明示。何を記録し、何を記録しないかを書きます。「アプリ名・ウィンドウタイトル・URL・キー入力は取得しない」と明記されているかどうかで、受け止められ方はまったく変わります。
3. 閲覧できる人と、閲覧の記録。誰が他人の記録を見られるのかを決め、見た事実がログに残る仕組みにします。記録される側が「誰がいつ見たか」を確認できる状態が理想です。
4. 本人が自分の記録を見られること、止められること。何を記録されているか本人に見えないなら、記録範囲を絞った意味が薄れます。停止手段を本人に残しておくことも含めて設計してください。

保存期間も併せて決めます。労働時間の記録は3年の保存義務がありますが、生の在席イベントまで長期に持つ必要はありません。集計後の勤怠記録と、生ログの保存期間は分けて考えるのが実務的です。

製品を選ぶときのチェックリスト

• 取得する情報の範囲が明示されているか。アプリ名やウィンドウタイトルまで取る製品は、勤怠目的には過剰です
• 無操作の検知があるか。無いと電源の消し忘れがそのまま長時間労働になります
• 退勤時刻が不明なときに「不明」と表示されるか。推定値を確定値のように見せる製品は避けてください
• 打刻の確定に本人の承認が入るか
• 複数端末を持つ人の在席時間が二重に数えられないか
• オフライン中のログが失われないか。出張・移動中の記録が欠けると、根拠として使えません
• 本人が自分の記録を閲覧・停止できるか
• 他人の記録を閲覧した事実が残るか

よくある質問（FAQ）